Jak ocenić, czy outsourcing projektowy jest najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy? Cechy, zalety, wady oraz koszty

Czytaj więcej

Dziś firmy nie mają już wątpliwości, że outsourcing w IT przynosi wiele korzyści, między innymi poprzez oszczędność czasu czy redukcję kosztów. Umożliwia również personelowi skupienie się na ważniejszych zadaniach, zwiększając w ten sposób jego wydajność i produktywność.  

W efekcie systematycznie rośnie ilość przedsiębiorstw, które w całości lub części zlecają prace nad oprogramowaniem do firm zewnętrznych. Zgodnie z wynikami badania “Global outsourcing survey 2022” przeprowadzonego przez firmę Deloitte, aż 72% ankietowanych firm zleca outsourcing swoich prac IT, a 31% planuje zwiększyć skalę outsourcingu w przyszłości. 

Decydując się na outsourcing, musisz jednak wiedzieć, w jakim zakresie prace nad tworzonym produktem będziesz realizować wewnętrznie, a które zostaną przekazane do software house’u. W tym artykule odpowiemy na pytanie, czym jest outsourcing projektowy i jak sprawdzić, czy jest najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy.  

Wprowadzenie – rodzaje outsourcingu w branży IT

outsourcing w branży IT

W naszym cyklu artykułów poświęconych outsourcingowi w branży IT postaramy się odpowiedzieć na pytania, które często pojawiają się w rozmowach z naszymi Klientami. Wyjaśnimy jakie rodzaje usług outsourcingowych mogą być oferowane przez software house taki jak SOFTIQ oraz jakie są ich zalety, wady oraz różnice w kosztach.  

W poszczególnych artykułach będziemy zajmować się następującymi rodzajami usług outsourcingowych: 

  1. outsourcing projektowy (project-based outsourcing)
  2. dedykowany zespół (dedicated team)
  3. powiększanie zespołu (team augmentation / staff augmentation)

Na czym w takim razie dokładnie polega outsourcing projektowy?

Czym charakteryzuje się outsourcing projektowy?

outsourcing projektowy kroki

Outsourcing projektowy ma miejsce, gdy zaangażowany przez Ciebie partner, taki jak software house, nadzoruje i zarządza całym procesem tworzenia systemu lub aplikacji, oczywiście w oparciu o Twoje specyfikacje. 

Partner outsourcingowy zajmuje się całością prac projektowych, developerskich oraz testami oprogramowania, aby finalnie dostarczyć Ci w ustalonym terminie gotowy produkt zgodny z Twoimi wymaganiami.  

Jakie są cechy charakterystyczne outsourcingu projektowego?  

1. Zaangażowanie Twojego zespołu jest mniejsze niż w przypadku innych modeli outsourcingu.

Ponieważ za realizację całego przedsięwzięcia odpowiada firma outsourcingowa, udział Twój i Twojego zespołu w projekcie może ograniczyć się jedynie do otrzymywania bieżących raportów z postępu prac. Oczywiście, jeśli chcesz bardziej zaangażować się w projekt, nie ma problemu. Wystarczy ustalić warunki współpracy z firmą outsourcingową tak, aby każda ze stron czuła się komfortowo.

2. Większa część odpowiedzialności za sukces projektu spoczywa na firmie outsourcingowej.

Odpowiedzialność za realizację projektu spoczywa na firmie outsourcingowej. Oczywiście jesteś odpowiedzialny za przygotowanie wymagań i specyfikacji. Mimo to nie ponosisz odpowiedzialności za wykonanie i wdrożenie. Dla wielu przedsiębiorców to rozwiązanie zapewnia doskonały komfort. 

3. Projekt realizowany jest w oparciu o przejrzysty harmonogram prac, za którego dotrzymanie odpowiada partner outsourcingowy

Firma outsourcingowa odpowiada nie tylko za realizację projektu, ale również za jego terminową realizację. Na początku współpracy należy ustalić jasny harmonogram prac, tak aby każdy uczestnik wiedział, kiedy przypadają kluczowe terminy i ostateczny termin zakończenia. Od Twoich preferencji zależeć będzie, czy ta data będzie równoznaczna z wprowadzeniem produktu na rynek, czy też będzie to data zakończenia prac rozwojowych, a produkt zostanie wprowadzony na rynek w innym terminie. 

Dlaczego przedsiębiorstwa korzystają z outsourcingu projektowego?

Od lat głównym czynnikiem motywującym firmy wykorzystujące outsourcing projektowy w tworzeniu oprogramowania są oszczędności. Według badań Deloitte opublikowanych w raporcie “Deloitte Global Outsourcing Survey 2022” prawie 58% firm korzysta z outsourcingu w celu obniżenia lub kontroli kosztów

Inne powody, dla których outsourcing projektowy cieszy się dużym powodzeniem, to między innymi: 

  • możliwość skupienia się na głównej działalności istotnej dla firmy,
  • podniesienie jakości tworzonego oprogramowania,
  • dostęp do dużej puli wykwalifikowanych specjalistów.

Oprócz powyższych coraz częściej wymienia się również problemy z dostępem do doświadczonych specjalistów, przez co trudno jest zbudować odpowiedni zespół do wewnętrznej realizacji projektu. 

Wpływ niedoborów na rynku specjalistów IT na popularność outsourcingu

Zapotrzebowanie na specjalistów w branży IT systematycznie rośnie. Według danych opublikowanych przez firmę Gartner, aż 58% dyrektorów działów IT zadeklarowało, że już zwiększyli bądź w najbliższym czasie planują zwiększyć poziom inwestycji w nowe technologie.  

Jednocześnie na rynku pracy brakuje kandydatów, aby zrealizować tak ambitne plany. Skalę problemu obrazują poniższe dane, zgromadzone przez wiodące instytuty badawcze oraz firmy consultingowe:  

  • globalne zapotrzebowanie na developerów zwiększy się z 1,4 mln w 2021 do 4,0 mln w 2025 (źródło: IDC – International Data Corporation),
  • liczba ofert pracy dla programistów oraz testerów wzrośnie o 22% w latach 2020-2030 (źródło: BLS – U.S. Bureau of Labor Statistics).

Braki kadrowe na rynku pracy są różne w poszczególnych krajach, największe występują w państwach wysoko rozwiniętych. 

niedobory specjalistów IT na świecie

Sytuacja jest kryzysowa i dla wielu firm wykorzystanie potencjału polskiego software house takiego jak SOFTIQ, który kompleksowo realizuje projekty oraz dostarcza profesjonalistów dla branży IT, może być najlepszym rozwiązaniem.  

W maju 2022 liczba specjalistów zatrudnionych w branży IT wynosiła wg Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu ponad 400 000, co czyni Polskę największym źródłem profesjonalistów w całej Europie Środkowej i Wschodniej.  

Nawiązanie współpracy z software housem, doświadczonym w outsourcingu projektowym, jest dla wielu przedsiębiorstw bardziej optymalnym rozwiązaniem niż próba samodzielnej rekrutacji i szkolenia pracowników w formule in-house.  

Jakie są zalety outsourcingu projektowego?

wybrane zalety outsourcingu projektowego

Outsourcing projektowy może znacznie obniżyć koszty, ponieważ firma płaci tylko za wykorzystane usługi. Umożliwia również firmie dostęp do wyspecjalizowanych talentów programistów z całego świata na potrzeby ich projektów.  

Wśród innych korzyści wynikających ze stosowania outsourcingu projektowego można wymienić: 

  1. elastyczność – oferuje możliwość skalowania w górę lub w dół zgodnie z wymaganiami projektu;
  2. dostęp do specjalistycznych umiejętności – outsourcing zapewnia dostęp do wykwalifikowanych specjalistów, których Twój zespół wewnętrzny może nie mieć, a ich rekrutacja wiąże się z większymi kosztami;
  3. większa efektywność własnych pracowników – dzięki outsourcingowi projektów obecni członkowie zespołu wewnętrznego mogą skupić się na innych celach biznesowych i innych zadaniach;
  4. lepsza jakość – dzięki wykorzystaniu specjalistycznych umiejętności, a także procedur Quality Assurance oraz Quality Control, outsourcing pozwala na dostarczanie produktów o wyższej jakości;
  5. krótszy czas realizacji – ponieważ projekt jest zarządzany przez doświadczony zespół, czas realizacji jest często krótszy niż w przypadku projektów realizowanych in-house;
  6. zarządzanie ryzykiem – outsourcing pomaga zmniejszyć ryzyko związane z błędnymi wymaganiami, terminami i innymi potencjalnymi problemami;
  7. niższe koszty ogólne – brak zapotrzebowania na dodatkowych pracowników lub powierzchnię biurową może pomóc obniżyć koszty ogólne;
  8. sprawdzone procesy – software house taki jak SOFTI, ma ustalone procesy i procedury, aby szybko i efektywnie zrealizować projekt;
  9. większa konkurencyjność – outsourcing projektowy może pomóc firmom zachować konkurencyjność w swoich branżach dzięki szybkiemu dostarczeniu produktu na rynek lub jego sprawnej aktualizacji o nowe funkcje, atrakcyjne dla użytkowników.

Pomimo, iż outsourcing projektowy ma liczne zalety, to trzeba również pamiętać, że nie będzie idealnym rozwiązaniem w każdym projekcie. Dlatego analizując, którą formę outsourcingu wybrać do Twojej firmy, powinieneś wziąć również pod uwagę ograniczenia outsourcingu projektowego.  

Jakie są wady outsourcingu projektowego?  

niektóre wady outsourcingu projektowego

Główne wady outsourcingu opartego na zleceniu całego projektu na zewnątrz to między innymi bardziej złożona komunikacja skutkująca możliwymi nieporozumieniami. 

Inne przykłady wad outsourcingu projektowego obejmują:

  • zwiększone ryzyko nieporozumień prowadzących do kosztownych opóźnień lub błędów,
    trudność w ocenie postępów projektu,
  • możliwość nieporozumień z powodu różnic językowych i kulturowych,
  • trudności w egzekwowaniu umów o zachowaniu poufności,
  • zwiększone ryzyko kradzieży własności intelektualnej przy wielu osobach z zewnątrz mających do nich dostęp,
  • konieczność wzięcia pod uwagę różnych ograniczeń i przepisów, w zależności od kraju, z którego jest software house,
  • potencjalne trudności w monitorowaniu wyników prac ewentualnych podwykonawców w celu zapewnienia, że wykonują swoje zadania z zachowaniem najwyższej jakości.

W jakich sytuacjach sprawdza się outsourcing projektowy?

kiedy najlepiej sprawdza się outsourcing projektowy

Ta forma outsourcingu sprawdza się najlepiej w sytuacjach, gdy firma musi uzyskać dostęp do wyspecjalizowanych zasobów, obniżyć koszty lub sprostać zmieniającym się wymaganiom klientów.  

Szczególnie zainteresowane są nim firmy mające ograniczoną liczbę pracowników, którzy nie są w stanie wykonać wszystkich zadań potrzebnych do ukończenia projektu lub gdy projekt wymaga specjalistycznej wiedzy, której nie ma żaden z członków zespołu in-house.  

W jakich jeszcze przypadkach warto wybrać outsourcing projektowy? 

  1. Kiedy masz ograniczone możliwości rozwoju w firmie. Ponieważ dostawca usług outsourcingowych ponosi odpowiedzialność za proces, podejście projektowe jest odpowiednie dla firm o ograniczonej wiedzy inżynierskiej/informatycznej. Firmy różnej wielkości mogą tworzyć unikalne oprogramowanie, zlecając rozwój wyspecjalizowanej firmie zajmującej się outsourcingiem oprogramowania.
  2. Proste projekty mają z góry określone potrzeby, które raczej nie ulegną zmianie. Firma outsourcingowa działająca w oparciu o projekty może wykonać te zadania bez Twojego wkładu.
  3. Kiedy potrzebujesz produktu stworzonego szybko i sprawnie – bez ciężaru zarządzania. Ponownie outsourcing oparty na projektach sprawdza się najlepiej w przypadku klientów, którzy dokładnie wiedzą, czego chcą. Możesz z powodzeniem przekazać swój projekt i uwolnić się od napięć związanych z zarządzaniem.

Na co zwrócić uwagę wybierając software house, który zrealizuje zlecenie w ramach outsourcingu projektowego?

jak wybierać software house do outsourcingu

Wybierając software house do outsourcingu projektów, weź pod uwagę nie tylko takie czynniki, jak koszt oraz bezpieczeństwo, ale również aspekt obsługi Klienta, reputację i portfolio firmy.  

Ponadto upewnij się, że software house jest dobrze dopasowany do Twojego konkretnego projektu i rodzaju usług, których potrzebujesz. W SOFTIQ wiemy, jak ważne jest również, aby czuć się komfortowo z członkami zespołu. 

Wśród kwestii, które warto wziąć pod uwagę wybierając software house do outsourcingu projektowego, można wymienić:  

Więcej na temat tego, jak wybrać software house najlepszy dla Twojego projektu, dowiesz się z pierwszej oraz drugiej części naszego artykułu, poświęconego temu zagadnieniu.  

W przypadku, gdy masz dodatkowe pytania zachęcamy do kontaktu z naszymi doradcami. 

SOFTIQ i oferta outsourcingu specjalistów IT

Z jakimi kosztami trzeba się liczyć w przypadku outsourcingu projektowego?

koszty outsourcingu projektowego

Trzeba pamiętać, że w przypadku usług projektowania i tworzenia oprogramowania, zarówno po Twojej stronie, jak też po stronie wykonawcy takiego jak SOFTIQ w grę wchodzi tak wiele czynników, że nie da się podać kosztów przed wykonaniem szczegółowej analizy założeń projektowych.  

Na pewno doradzimy Ci, abyś poszukując dostawcy oprogramowania i analizując otrzymane oferty, skupił się na tych firmach, które tak jak SOFTIQ są gotowe dostosować model rozliczenia projektu do specyfiki Twojej działalności i Twojego projektu. 

Często w czasie konsultacji z naszymi Klientami słyszymy, że wielu dostawców nie jest nawet skłonnych rozważyć rozliczenia projektu w modelu Fixed Price, a tylko Time&Material.  

O ile w przypadku niektórych projektów może to być faktycznie najkorzystniejszy model rozliczenia, to nie jest on z pewnością uniwersalny i przy niektórych branżach lub typach oprogramowania nie jest optymalny z punktu widzenia Klienta.    

Jedną z przyczyn takiego faworyzowania przez software house modelu rozliczeń Time & Material jest, szczególnie w przypadku dużych projektów, brak doświadczenia w optymalnym szacowaniu marginesu ryzyka. W efekcie budżet projektu może być zbyt niski, aby zabezpieczyć dostawcę w przypadku nieoczekiwanych komplikacji bądź zbyt wysoki z punktu widzenia Klienta, kiedy margines błędu jest przeszacowany.   

Podsumowanie

Niewątpliwą zaletą outsourcingu projektowego jest zwykle mniejszy stopień zaangażowania, a software house zapewnia zasoby, takie jak programiści, inżynierowie i dodatkowy personel. Współpraca może obejmować takie działania, jak projektowanie, rozwijanie, testowanie, wdrażanie i konserwacja oprogramowania. 

Outsourcing projektowy w przypadku tworzenia dedykowanego oprogramowania ma wpływ nie tylko na tempo prac nad projektem, ale również obniżenie kosztów, przez przeniesienie ich części na software house, który zatrudnia pracowników.

Zapraszamy do lektury naszych artykułów
oraz pobrania przydatnych materiałów!

Najlepsze praktyki i Case Studies SOFTIQ zebrane w
e-booku! Pobierz już teraz. 

Poznaj zalety i wady staff augmentation i dowiedz się, ile możesz zaoszczędzić dzięki outsourcingowi specjalistów. 

Dowiedz się, jakie są główne różnice między dostępnymi w sprzedaży systemami a oprogramowaniem dedykowanym. 

This post is also available in: English (Angielski)