W branży IT szeroko pojęty outsourcing jest stosowany coraz częściej – zgodnie z wynikami badania “Global outsourcing survey 2022”, przeprowadzonego przez firmę Deloitte, aż 72% ankietowanych firm zleca outsourcing swoich prac IT, a 31% planuje zwiększyć skalę outsourcingu w przyszłości.

Mimo popularności outsourcingu wciąż są firmy, które z różnych powodów nie są przekonane do tej formy współpracy z software housem. Dla nich przygotowaliśmy serię artykułów, opisujących szczegółowo różne modele outsourcingu stosowane w branży IT, ich zalety i wady oraz skalę oszczędności możliwych do osiągnięcia dzięki nim.

Zapraszamy do lektury!

Wprowadzenie – rodzaje outsourcingu w branży IT

W naszym cyklu artykułów poświęconych outsourcingowi w branży IT postaramy się odpowiedzieć na pytania, które często pojawiają się w rozmowach z naszymi Klientami. Wyjaśnimy nie tylko jakie rodzaje usług outsourcingowych mogą być oferowane przez software house taki jak SOFTIQ, ale także jakie są ich zalety, wady oraz różnice w kosztach.

W poszczególnych artykułach będziemy zajmować się następującymi rodzajami usług outsourcingowych:

1. outsourcing projektowy (project-based outsourcing)
2. dedykowany zespół (dedicated team)
3. zarządzany zespół (managed team)
4. powiększanie zespołu (team augmentation / staff augmentation)

W niniejszym artykule poświęcimy uwagę outsourcingowi zespołów i specjalistów IT w formule team augmentation / staff augmentation.

Z tego rozwiązania często korzystają firmy, które pierwszy raz pozyskują pracowników poprzez outsourcing. Dzięki dużej elastyczności, którą charakteryzuje się staff augmentation, przedsiębiorstwo może ocenić, jak w ich konkretnym przypadku sprawdzi się outsourcing, a także poznać lepiej partnera.

Zdarza się, że to właśnie ten model powiększenia zespołu jest początkiem wieloletniej współpracy pomiędzy firmami, zaś z biegiem czasu zakres świadczonych usług outsourcingowych zwiększa się.

Na czym w takim razie dokładnie polega team augmentation / staff augmentation?

Czym charakteryzuje się outsourcing zespołów i specjalistów IT w formule team augmentation / staff augmentation

Outsourcing zespołów i specjalistów IT w tym modelu oznacza pozyskanie jednego, dwóch lub większej liczby specjalistów, którzy mogą dołączyć do Twojego projektu jako część wewnętrznego zespołu. Wnoszą ze sobą swoje umiejętności, wiedzę oraz doświadczenie z licznych projektów, które zrealizowali jako część teamu w software house.  

Ten wariant outsourcingu określany jest również jako powiększenie zespołu (staff extension / team extension). 

Jakie są cechy charakterystyczne outsourcingu zespołów i specjalistów IT w formule team augmentation / staff augmentation?

1. Pracownik dostarczony przez software house współpracuje z wewnętrznym zespołem Twojej firmy, wnosząc konkretne umiejętności potrzebne do realizacji Twojego projektu.
2. W formule team augmentation / staff augmentation to Ty zarządzasz pracą pozyskanych specjalistów, ponieważ wchodzą oni w skład Twojego zespołu.
3. Software house może w pewnym stopniu wesprzeć Cię w zakresie zarządzania, jednak odpowiedzialność za powodzenie lub niepowodzenie projektu oraz za sposób jego realizacji pozostaje po Twojej stronie.
4. Team augmentation / staff augmentation w dużym stopniu przypomina czasowe zatrudnienie dodatkowych pracowników, gdyż masz możliwość wyboru osób o określonych umiejętnościach- takich, których najbardziej potrzebujesz.
5. Jeśli w czasie realizacji prac pojawi się konieczność pozyskania innego specjalisty na krótki okres, możesz to szybko zrobić w tej samej formule, zgłaszając zapotrzebowanie do software house.
6. Specjaliści nie są dedykowani jedynie do Twojego projektu, ale jednocześnie mogą być zaangażowani w inne zadania, na rzecz innych Klientów.

Przy zastosowaniu tego modelu outsourcingu masz większą kontrolę nad realizacją projektu, dzięki ścisłej współpracy między zespołem wewnętrznym a zewnętrznymi specjalistami.

Jednocześnie nie ponosisz kosztów rekrutacji pracownika, który najczęściej ma wykonać określone zadania, które nie są na co dzień związanie z podstawową działalnością Twojej firmy, bądź ma pomóc wypełnić lukę w umiejętnościach na potrzeby konkretnego projektu.

Jakie są zalety outsourcingu zespołów i specjalistów IT

W przypadku outsourcingu w formule team augmentation / staff augmentation, w kontekście zalet najczęściej wspomina się o oszczędności czasu oraz zasobów finansowych, które firma musiałaby przeznaczyć na rekrutację pracownika.  

Dzięki temu team extension jest dla wielu firm najbardziej optymalnym sposobem na szybkie pozyskanie specjalisty IT.  

Jednocześnie dzięki możliwości wyboru konkretnego pracownika będziesz mieć pewność, że posiada on dokładnie takie umiejętności i kompetencje, jakie potrzebne są w Twoim projekcie. To jednak nie wszystkie korzyści, które przynosi wykorzystanie tej formy rozszerzenia zespołu.  

Wśród głównych zalet outsourcingu w formule team / staff extension trzeba wymienić:  

1. możliwość elastycznego skalowania liczby pozyskanych specjalistów w zależności od zmieniających się potrzeb, bez konieczności zatrudniania ich w firmie;
2. oszczędności na kosztach administracyjnych, gdyż specjaliści są zatrudnieni przez software house;
3. uniknięcie konieczności prowadzenia rekrutacji specjalistów o określonych umiejętnościach, często wyspecjalizowanych w mniej popularnych technologiach; oprócz oszczędności czasu przekłada się to również na ograniczenie liczby zadań stawianych przed działem HR;
4. oszczędność czasu, który trzeba przeznaczyć na szkolenie i onboarding nowych pracowników, dzięki czemu zwiększa się efektywność pracy nad projektem;
5. szybkie rozpoczęcie pracy przez pozyskanych od software house specjalistów, co pozwala na odpowiednią reakcję, gdy konieczne jest przyspieszenie prac nad projektem;
6. elastyczność w zwiększaniu lub zmniejszaniu liczby pozyskanych programistów, w zależności od bieżących potrzeb;
7. zarządzanie projektem w znacznej części pozostaje po Twojej stronie, dzięki czemu możesz zachować odpowiednią kontrolę nad postępem prac;
8. firma nie jest ograniczona koniecznością znalezienia specjalisty w tym samym lub sąsiednim mieście, który będzie pracować bezpośrednio w siedzibie przedsiębiorstwa; dzięki coraz powszechniejszej pracy zdalnej może nawiązać współpracę z software housem działającym w dowolnej lokalizacji;
9. korzystając z outsourcingu zespołów i specjalistów IT, można przyspieszyć realizację projektu, który w przypadku wykorzystania jedynie własnego zespołu mógłby być znacznie wydłużony;
10. zaangażowanie zewnętrznych specjalistów pozwala na świeże spojrzenie na procesy realizowane w firmie, dzięki czemu w wielu przypadkach możliwe jest dostrzeżenie okazji do poprawy ich efektywności.

Dzięki doświadczeniu zdobytemu w wielu projektach wiemy, że często znalezienie odpowiednich specjalistów, których można zatrudnić in-house, może stanowić problem, przez co zbudowanie wewnętrznego zespołu projektowego jest utrudnione.

W sytuacji, gdy w zespole brakuje określonych kompetencji, klasyczna rekrutacja pracownika może trwać nawet kilka miesięcy. Dzięki współpracy z software housem i pozyskaniu specjalistów w nim zatrudnionych możliwe jest rozpoczęcie pracy przez rozbudowany zespół w ciągu kilku dni lub maksymalnie tygodni.

Pomimo niewątpliwych zalet outsourcingu w formule team / staff extension, decydując się na wybór konkretnego modelu współpracy z software housem, trzeba wziąć pod uwagę również kilka wad, które ma to rozwiązanie.

Jakie są wady outsourcingu zespołów i specjalistów IT w formule team augmentation / staff augmentation?

W przypadku outsourcingu w formule team augmentation  / extension niezwykle ważne jest zarządzanie współpracą specjalistów zatrudnionych in-house z personelem dostarczonym przez software house.  

W przypadku, gdy zarządzanie projektem nie jest skuteczne, istnieje ryzyko zwiększenia kosztów przedsięwzięcia oraz odciągnięcia pracowników wewnętrznych od realizacji ich głównych zadań związanych z bieżącymi potrzebami biznesowymi firmy.  

Najczęściej jako wady outsourcingu w modelu team augmentation / staff augmentation wymienia się:

• niemożność całkowitego uniknięcia kosztów szkolenia – o ile nie jest konieczny tradycyjny onboarding, jak to ma miejsce w przypadku personelu in-house, to nie da się pominąć wdrożenia zewnętrznych specjalistów w procesy realizowane w firmie oraz obsługę narzędzi stosowanych w firmie,
• specjaliści bądź zespoły dostarczone przez software house w ramach staff/team extension nie są dedykowane jedynie do Twojego projektu, przez co istnieje ryzyko zmniejszenia odpowiedzialności i przejrzystości we współpracy,
• konieczność ścisłej współpracy pracowników in-house z zewnętrznymi specjalistami, co może skutkować odciągnięciem Twoich specjalistów od ich głównych zadań, szczególnie w przypadku, gdy w firmie brakuje dedykowanej osoby, która koordynuje tę współpracę,
• w przypadku, gdy zwiększy się ilość zadań w ramach innych projektów, w których uczestniczą specjaliści zewnętrzni, istnieje ryzyko opóźnienia prac w Twoim projekcie, co może finalnie mieć przełożenie na jakość opracowanego rozwiązania,
• jeśli zdecydujesz się na współpracę z partnerem z zagranicy, mogą pojawić się różnice kulturowe bądź językowe, które skutkują problemami w komunikacji,
• współpraca zdalna z dodatkowymi specjalistami wymaga większej liczby spotkań on-line oraz zadbania o sprawną wymianę informacji zarówno z zespołem wewnętrznym, jak również z pracownikami dostarczonymi przez software house.

Znając zalety i wady outsourcingu IT w modelu team augmentation / staff augmentation, powinieneś dokładnie przeanalizować potrzeby swojej firmy, aby ocenić, czy ta forma pozyskania dodatkowych specjalistów jest dla Ciebie najbardziej optymalna.

W jakich sytuacjach sprawdza się outsourcing zespołów i specjalistów IT w formule team augmentation / staff augmentation?

Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, które pomogą Ci ocenić, czy outsourcing zespołów i specjalistów IT w formule team augmentation / staff augmentation jest odpowiedni dla Twojego projektu. 

Powiększenie zespołu (staff extension / team extension) jest dobrym wyborem, gdy:

• potrzebujesz szybko uzupełnić lukę w umiejętnościach Twojego zespołu, szczególnie gdy jest to jednorazowa sytuacja, a zatrudnienie specjalisty in-house jest nieopłacalne,
• masz problem z dotrzymaniem terminów w harmonogramie projektu, ponieważ w projekcie nagromadziło się dużo zaległych zadań, których podstawowy zespół nie daje rady wykonać,
• projekt trwa stosunkowo krótko, przez co zaangażowanie całego zespołu dedykowanego nie jest uzasadnione.

Zdajemy sobie sprawę, że szczególnie w przypadku firm, które po raz pierwszy planują pozyskanie specjalistów poprzez outsourcing, trudno może być wybrać najbardziej optymalny model współpracy z software housem.

W przypadku niektórych projektów najlepszym rozwiązaniem może okazać się przekazanie całości prac do partnera zewnętrznego w ramach outsourcingu projektowego bądź wybór dedykowanego teamu.

Jeśli masz wątpliwości, który z modeli outsourcingu specjalistów IT będzie najkorzystniejszy w przypadku Twojej firmy, zachęcamy do kontaktu z naszymi konsultantami, którzy pomogą Ci to ocenić.

Na co zwrócić uwagę wybierając software house, który dostarczy specjalistów w ramach outsourcingu?

Jeśli uznasz, że outsourcingu zespołów i specjalistów IT w formule team augmentation / staff augmentation jest najlepszym rozwiązaniem dla Twojego projektu, pozostaje jeszcze kwestia doboru partnera, który dostarczy Ci odpowiednich pracowników.  

Jakimi kryteriami powinieneś kierować się, wybierając partnera do współpracy? 

1. Doświadczeniem – liczba zrealizowanych projektów w tym modelu outsourcingowym powinna być jednym z kryteriów wyboru software house. Im większa praktyka, tym większa szansa na sukces Twojego projektu.
2. Przejrzystymi zasadami współpracy – od samego początku software house powinien przedstawiać swoją ofertę jasno, odpowiadając na Twoje zapytania i rozwiewając ewentualne wątpliwości. Dzięki temu możesz być pewien, że indywidualnie podchodzi to współpracy z Tobą i ma na uwadze nie tylko swój, ale również Twój interes.
3. Sposobem rekrutacji specjalistów – ponieważ pracownicy ci będą współpracować z Twoim zespołem, warto dowiedzieć się, w jaki sposób zostali pozyskani przez software house. Dobrze jest zapytać o kryteria rekrutacji, dodatkowe szkolenia, które odbyli pracownicy już będąc częścią zespołu w software house, oraz o certyfikaty, które posiadają.

Pamiętaj, że im więcej pytań zadasz przed rozpoczęciem współpracy z software housem, tym lepiej poznasz przyszłego partnera i zyskasz pewność, że będzie w stanie dostarczyć Ci odpowiednich specjalistów w korzystnej cenie, a także wesprzeć Cię w zarządzaniu nimi.

Z jakimi kosztami trzeba się liczyć w przypadku outsourcingu zespołów i specjalistów IT?

Outsourcing realizowany w modelu team augmentation / staff augmentation jest korzystny cenowo, ponieważ jako Klient nie ponosisz bezpośrednio kosztów wynagrodzeń i dodatkowych świadczeń, wypłacanych członkom zespołu zewnętrznego.  

W przypadku outsourcingu zespołów i specjalistów IT płacisz stawkę godzinową lub rozliczasz się z software housem w modelu fixed price, gdzie wyceniona jest praca zespołu w ramach całego projektu.  

W przypadku każdego przedsięwzięcia koszt outsourcingu w modelu team augmentation / staff augmentation będzie różny, ponieważ zakres prac do wykonania oraz liczba specjalistów będzie indywidualnie dopasowana do potrzeb danego projektu.  

Pewnym punktem odniesienia może być jednak porównanie kosztów zatrudnienia specjalistów in-house oraz w ramach outsourcingu, opublikowane przez firmę Accelerance w raporcie „2022 Global Software Outsourcing Trends and Rates Guide”.  

Według danych zestawionych w raporcie, uśredniony koszt zatrudnienia specjalisty in-house to 83-112$ za godzinę, w porównaniu do 40-90$ za godzinę w przypadku outsourcingu. 

Mimo niewątpliwej przewagi zalet outsourcingu w modelu team augmentation / staff augmentation nad wadami tego rozwiązania, głównym czynnikiem decydującym o zaangażowaniu zewnętrznych specjalistów są koszty. Blisko 70% respondentów biorących udział w badaniach ankietowych przeprowadzonych wśród Klientów firmy Deloitte odpowiedziało, że kluczowym czynnikiem w podjęciu decyzji o outsourcingu był koszt niższy koszt zaangażowania specjalistów. 

Jeśli chciałbyś sprawdzić, jakie będą koszty rozszerzenia zespołu na potrzeby Twojego projektu, umów się na 30-minutową, bezpłatną konsultację z naszymi ekspertami. Każdy projekt jest inny, dlatego dla każdego z naszych Klientów przygotowujemy indywidualną wycenę outsourcingu zespołów i specjalistów IT. 

Podsumowanie 

Outsourcingu zespołów i specjalistów IT w formule team augmentation / staff augmentation to elastyczne rozwiązanie, pozwalające na zwiększanie liczby zaangażowanych w projekt pracowników, w zależności od Twoich aktualnych potrzeb.  

Dzięki opcji rozszerzenia zespołu, w momencie, kiedy wewnętrzny team nie posiada odpowiednich umiejętności bądź nie jest w stanie zrealizować przewidzianych prac w ramach określonego harmonogramu, możesz zagwarantować sukces całego przedsięwzięcia.  

Outsourcing zespołów i specjalistów IT ma wpływ nie tylko na tempo prac nad projektem, ale również obniżenie kosztów, przez przeniesienie ich części na software house, który zatrudnia pracowników. 

---

Zapraszamy do lektury naszych artykułów
oraz pobrania przydatnych materiałów!

This post is also available in: English (Angielski)