Oprogramowanie dedykowane – jakie są jego zalety i jak wybrać dostawcę?  

Czytaj więcej

Nie sposób wyobrazić sobie dzisiaj sprawnie funkcjonującej firmy lub instytucji, która nie wykorzystywałaby narzędzi informatycznych na co dzień. Praktycznie każdy aspekt działalności może być usprawniony poprzez zastosowanie odpowiedniego oprogramowania zwiększającego efektywność działania, redukującego koszty i zwiększającego zadowolenie Klientów oraz pracowników. 

Jednak kluczowe znaczenie ma wybór odpowiedniego oprogramowania – źle dobrane narzędzia mogą spowolnić pracę zamiast ją usprawnić, nierzadko hamując rozwój firmy. Decydując się na wykorzystanie nowego systemu osoby zarządzające stają przed skomplikowanym wyborem – czy najlepszym rozwiązaniem będzie zakup gotowego oprogramowania czy też korzystniej będzie zdecydować się na opracowanie spersonalizowanego narzędzia we współpracy z profesjonalnym software housem.  

Artykuł ten przygotowaliśmy z myślą o osobach stojących przed takim właśnie wyborem. Dowiecie się z niego między innymi jakie są główne różnice między dostępnymi w sprzedaży systemami a oprogramowaniem dedykowanym. 

Czym jest oprogramowanie dedykowane? 

Najprościej ujmując, oprogramowanie dedykowane to każdy system informatyczny stworzony w oparciu o indywidualne potrzeby zamawiającego podmiotu, w sposób najpełniej odpowiadający jego specyficznemu profilowi działalności.  

Analizując potrzeby biznesowe naszych Klientów, często obserwujemy, iż nawet w ramach tej samej branży, na pozór zbliżone procesy w każdej organizacji mogą być realizowane zupełnie odmiennie. Z tego powodu często gotowe, dostępne na rynku oprogramowanie nie spełnia w zadowalający sposób wymagań, jakie stawiają przed nim realia funkcjonowania danego podmiotu.  

Decydując się na zamówienie oprogramowania dedykowanego, mamy pewność, iż będziemy mogli zaplanować odpowiednio wszystkie jego funkcjonalności tak, aby idealnie odpowiadały naszym potrzebom biznesowym. Nie jest to możliwe w takim stopniu w przypadku gotowych produktów, które tylko w pewnym wymiarze można dopasować do specyfiki działalności na etapie wdrożenia.  

Jakie są rodzaje oprogramowania dedykowanego?  

Nie istnieje zamknięty katalog rodzajów oprogramowania dedykowanego, ponieważ profesjonalny software house o odpowiednich kompetencjach jest w stanie opracować dowolny, zindywidualizowany system lub aplikację dla swoich Klientów.  

Można jednak wytypować kilka rodzajów oprogramowania, które najczęściej tworzone są na indywidualne zamówienie Klientów:  

  • Content Management System (CMS) – systemy zarządzania treścią w serwisie internetowym, 
  • Customer Relationship Management (CRM) – systemy zarządzania relacjami z Klientem, usprawniające kontakty między przedstawicielami firmy a odbiorcami produktów lub usług,  
  • Enterprise Resource Planning System (ERP) – oparte o jedną bazę danych systemy do zarządzania zasobami i procesami w każdym obszarze działalności firmy,  
  • Project Management Software (PMS) – oprogramowanie kompleksowo wspierające zarządzanie projektami,  
  • Business Process Management Software (BPMS) – systemy do zarządzania procesami biznesowymi, umożliwiające ich analizę, optymalizację oraz automatyzację. 

Jednocześnie warto wspomnieć, iż pod ogólnym pojęciem oprogramowania dedykowanego mieszczą się zarówno nowe, tworzone od podstaw systemy, jak również w pewnym zakresie zmiany będących w sprzedaży aplikacji, obejmujące (cytując za IPAW):  

  • modyfikację kodu źródłowego istniejącego oprogramowania dla spełnienia dodatkowych wymagań funkcjonalnych zamawiającego, 
  • dodawanie nowych modułów rozszerzających standardowe funkcje oprogramowania będącego w seryjnej sprzedaży. 

Poszukując oferentów i decydując się na wybór jednego z nich, trzeba pamiętać, iż w zależności od tego, jaki będzie zakres zamówienia, w przypadku oprogramowania dedykowanego różnić się będą kompetencje, jakimi dysponować musi wybrany przez Klienta software house.  

W przypadku wątpliwości zachęcamy do kontaktu z naszymi doradcami, którzy podpowiedzą na co powinniście zwrócić uwagę na tym etapie. 

Czym się różni oprogramowanie dedykowane od gotowych rozwiązań?  

Rozważając, jakie oprogramowanie wybrać, warto znać główne różnice między dostępnymi na rynku, gotowymi rozwiązaniami, a “szytym na miarę” oprogramowaniem dedykowanym. Często opcja gotowego produktu może na pierwszy rzut oka wydawać się korzystniejsza, na przykład pod względem ceny. Jednak z doświadczenia wiemy, iż dopiero dogłębna analiza obu rozwiązań w kontekście potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa pozwala ocenić końcową skalę niezbędnych nakładów, co pozwala podjąć najlepszą z ekonomicznego punktu widzenia decyzję.  

Główne różnice pomiędzy gotowym a dedykowanym oprogramowaniem, na jakie powinniśmy zwrócić uwagę, obejmują:  

 Oprogramowanie dedykowane Gotowe oprogramowanie 
Koszty Wymaga większych nakładów na początku, ale często jest bardziej ekonomiczne w dłuższej perspektywie, ponieważ nie generuje dodatkowych kosztów np. licencji stanowiskowych w miarę rozwoju organizacji. Początkowy koszt zakupu jest niższy, jednak mogą pojawić się dodatkowe opłaty licencyjne. Wiele gotowych rozwiązań dostępnych jest w oparciu o abonament, dodatkowym kosztem jest również wdrożenie, szczególnie jeśli chcemy choć w pewnym stopniu dostosować oprogramowanie do indywidualnych potrzeb (o ile jest to możliwe). 
Funkcjonalności  Funkcjonalności określone są precyzyjnie z Klientem i dopasowane do rzeczywistych potrzeb organizacji, gwarantując, iż wszystkie będą wykorzystywane przez pracowników. Wiele funkcji jest ogólnych, zaprojektowanych, aby zaspokoić potrzeby jak największej liczbie firm z danej branży. Z tego powodu nie wszystkie znajdą zastosowanie w każdej organizacji i wiele nie będzie dokładnie spełniać oczekiwań Klienta. 
Skalowalność  Duża możliwość skalowania oraz pełne możliwości rozwoju, dopasowane do indywidualnych potrzeb organizacji i tempa zachodzących w niej zmian. Na ogół ograniczona skalowalność i możliwości rozwoju oprogramowania ograniczone do tych przewidzianych przez producenta. 
Kompatybilność  Łatwość integracji z innym oprogramowaniem używanym przez Klienta, niezależnie od jego typu, dzięki odpowiedniemu zaprojektowaniu dedykowanego rozwiązania. Kompatybilność z innym oprogramowaniem, wykorzystywanym w organizacji ograniczona do integracji przewidzianych przez producenta, często nie obejmujących starszych rozwiązań. 
Wydajność  Możliwość osiągnięcia wysokiej wydajności dzięki dokładnemu zaplanowaniu, jakie funkcje i kiedy mają być uruchamiane. Często wiele niewykorzystywanych funkcji nie da się wyłączyć w całości i wykorzystują zasoby systemowe. 
Dostępność wsparcia  Dedykowane wsparcie udzielane przez dostawcę oprogramowania w ustalonym z Klientem zakresie. Zróżnicowane i uzależnione od wielkości i specyfiki producenta, może obejmować zarówno podstawowe wsparcie, jak również dokumentację dostępną online, bądź wsparcie społeczności innych użytkowników. 
Przewaga konkurencyjna Organizacja jako jedyna używa oprogramowania o takich funkcjach, dzięki czemu przy odpowiednim planowaniu może te same procesy realizować sprawniej, zyskując przewagę nad konkurencją. Oprogramowanie o takich samych funkcjach wykorzystywane jest przez wiele podmiotów, żadnemu nie dając dodatkowej przewagi konkurencyjnej. 

Jak widać, gotowe i dostępne “od ręki” oprogramowanie przewidziane jest do obsługi standardowych i najczęściej spotykanych procesów biznesowych w danym typie przedsiębiorstwa lub branży, przez co nie zapewnia takiej elastyczności jak oprogramowanie dedykowane, które można dostosować w każdym aspekcie do indywidualnych potrzeb konkretnego odbiorcy.  

Jakie są główne zalety oprogramowania dedykowanego?  

Dzięki ścisłej współpracy zespołów Klienta oraz dostawcy oprogramowania, zarówno na etapie analizy, jak również w czasie prac nad dedykowanym rozwiązaniem mamy pewność, iż będzie ono dokładnie spełniało indywidualne potrzeby zamawiającego.  

Dostawca tworzący oprogramowanie dedykowane może wykorzystać dokładnie te funkcje, moduły i integracje, które będą najbardziej przydatne i optymalne z punktu widzenia odbiorcy.  

To jednak nie jedyne zalety oprogramowania dedykowanego, które warto wziąć pod uwagę, rozważając jego zamówienie.  

Naszym Klientom zwracamy uwagę na kilka innych aspektów, o których również warto pamiętać. 

  • Prawo własności do oprogramowania jest w rękach Klienta – dzięki temu nasza organizacja nie jest uzależniona od producenta, który teoretycznie w każdej chwili może zakończyć działalność, stawiając użytkowników w ciężkiej sytuacji.  
  • Zamawiający decyduje o tym, w jakim kierunku i kiedy oprogramowanie ma być rozwijane – w przypadku gotowych programów producenci z różną szybkością reagują na zmiany w branży, wymuszone na przykład przez zmianę przepisów, co może mieć wpływ na sprawność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Problem ten nie pojawia się w przypadku oprogramowania dedykowanego, gdzie to od Klienta zależy jak szybko i o jakie funkcjonalności będzie ono wzbogacone.  
  • Oprogramowanie dedykowane zapewnia większy wzrost produktywności w porównaniu z innymi rozwiązaniami – w przypadku każdego wdrożenia oprogramowania jednym z głównych celów jest zwiększenie efektywności. Niewątpliwą przewagą oprogramowania dedykowanego jest większa skala osiągniętych korzyści, co jest możliwe dzięki pełnemu zrozumieniu specyfiki działalności firmy i dopasowaniu do niej tworzonego oprogramowania. Lepsze dostosowanie do realizowanych procesów zwiększa produktywność nie tylko pojedynczych pracowników, ale też firmy jako całości.  
  • Zamawiający ma większy wpływ niż w przypadku rozwiązań pudełkowych na to, jaki będzie poziom satysfakcji jego klientów, poprzez spersonalizowanie oprogramowania dedykowanego. Zgodnie ze statystykami przytoczonymi przez firmę badawczą McKinsey, aż 71% konsumentów oczekuje od firm interakcji ze spersonalizowanymi narzędziami, zaś 76% jest sfrustrowanych brakiem takiej możliwości. Tworząc nowy, dedykowany produkt mamy możliwość od początku zadbać o user experience na odpowiednim poziomie.  
  • Oprogramowanie dedykowane jest bezpieczniejsze z perspektywy zamawiającego – w przypadku ogólnodostępnych rozwiązań, używanych przez wiele organizacji, kod źródłowy jest znany większej liczbie osób i przez to bardziej narażony na ataki. Tworząc oprogramowanie na zamówienie, możemy zagwarantować naszym Klientom najwyższy poziom bezpieczeństwa danych.  

Jak widać, planując wybór między zakupem gotowego oprogramowania a zamówieniem “szytego na miarę” rozwiązania, warto rozważyć więcej aspektów niż jedynie czynniki ekonomiczne. 

Gdzie używa się oprogramowania dedykowanego? 

Co prawda wielkość zamawiającego nie jest ograniczeniem przy opracowywaniu oprogramowania dedykowanego, ale z doświadczenia wiemy, iż częściej na tak spersonalizowane rozwiązanie decydują się firmy średnie i duże, zaś w przypadku małych podmiotów wybór pada raczej na oprogramowanie dostępne “od ręki”.  

Skalę zależności pomiędzy wielkością firmy a ilością dedykowanych aplikacji, które są przez nią wykorzystywane, dobrze obrazuje badanie ankietowe przeprowadzone przez firmę McAfee:  

Ponad połowa z tych aplikacji (56,8%) jest wykorzystywana wewnętrznie przez pracowników, zaś 36,2% wykorzystywane jest przez Klientów, Partnerów i Dostawców.  

Czym charakteryzują się firmy wybierające oprogramowanie dedykowane? Przede wszystkim zapotrzebowaniem na niestandardowe, spersonalizowane funkcje, jak również: 

  • dużym asortymentem produktów lub usług,  
  • systematycznie rosnącą liczbą kontrahentów lub zleceń,  
  • potrzebą obsługi niestandardowych operacji,  
  • koniecznością korzystania z licznych, zewnętrznych systemów, które trzeba zintegrować,  
  • potrzebą systematycznego udoskonalania oprogramowania, aby dostosować je do zmian zachodzących w organizacji.  

Jeśli Państwa firma pasuje do opisanych powyżej kryteriów, z dużą dozą prawdopodobieństwa można przyjąć, iż bardziej skorzysta na zamówieniu oprogramowania dedykowanego niż zakupie gotowego, “pudełkowego” produktu.  

Zapraszamy do kontaktu z naszymi doradcami, którzy przeprowadzą analizę i pomogą Wam ocenić, w jaki sposób osiągnąć maksimum korzyści dzięki inwestycji w oprogramowanie dedykowane.  

Jak wybrać najlepszego dla naszych potrzeb dostawcę oprogramowania dedykowanego?  

Decyzja o wyborze konkretnego dostawcy oprogramowania dedykowanego powinna być podjęta świadomie, w oparciu o dogłębną analizę jego oferty i stopnia, w jakim odpowiada ona oczekiwaniom organizacji.  

Wiele firm przewiduje, iż dalsze wsparcie i rozwój stworzonego oprogramowania będą zlecane dostawcy, co na ogół oznacza początek wieloletniej współpracy pomiędzy software housem a Klientem.  

Z tego powodu tak ważne jest, aby zwrócić uwagę na kilka kluczowych aspektów oferty potencjalnego dostawcy: 

  • Zrozumienie celów projektu i ram czasowych – w tym aspekcie szczególnie istotne jest dobre porozumienie pomiędzy Klientem a oferentem. Pierwsze informacje, jakie firma otrzyma na temat oferty, jeszcze przed dokładniejszą analizą, oparte będą na danych przekazanych przez zamawiającego. Z punktu widzenia Klienta na tym etapie istotne będzie upewnienie się, iż software house otrzymał niezbędne informacje dotyczące celów oraz funkcji, jakie powinno posiadać dedykowane oprogramowanie. Dzięki temu już na początku Klient otrzyma bardziej wyczerpujące informacje. Kontakt z software housem pozwoli zamawiającemu dodatkowo na ocenę kolejnego ważnego aspektu związanego z komunikacją.  
  • Kompetencje komunikacyjne członków zespołu – opracowanie dedykowanego oprogramowania jest skomplikowanym procesem, wymagającym wymiany informacji, pomysłów, dyskusji nad rozmaitymi pomysłami bądź problemami, które mogą pojawić się w trakcie prac nad systemem. Z tego powodu Klient powinien się upewnić, iż styl w jakim komunikuje się software house odpowiada jego oczekiwaniom, ponieważ będzie to mieć bezpośrednie przełożenie na komfort dalszej współpracy.  
  • Doświadczenie dostawcy w oparciu o dotychczasowe realizacje – pozwoli to Klientowi na ocenę poziomu kompetencji dostawcy w kontekście znajomości sektora, w którym działa zamawiający. Analizując przedstawione przez dostawcę informacje można ocenić, jak jest on przygotowany do realizacji projektu o interesującej Klienta specyfice i skali.  
    Jednocześnie warto pamiętać, iż nie wszystkie informacje dotyczące zrealizowanych projektów mogą być publikowane na stronie internetowej dostawcy ze względu na obowiązujące go klauzule poufności. W takim jednak przypadku powinno być możliwe uzyskanie przynajmniej ogólnych informacji o zakresie projektu. 
  • Gotowość zaangażowania się jako partner wspierający projekt, a nie tylko wykonawca – kompetencje eksperckie w wymaganych technologiach są niezbędne do opracowania oprogramowania dedykowanego, ale nie gwarantują, iż będzie to produkt doskonały. Software house powinien naprawdę chcieć zrozumieć potrzeby biznesowe i cele Klienta, aktywnie angażując się w ich doprecyzowanie. Chęć określenia wymagań wobec oprogramowania w oparciu o specyfikę działalności Klienta, dogłębną analizę jego potrzeb i ograniczeń jest tym, czego powinno się oczekiwać od profesjonalnego dostawcy.  
  • Otwartość i elastyczność w kwestii doboru zasad rozliczenia projektu – zdecydowanie warto poświęcić czas na znalezienie dostawcy, który będzie skłonny dostosować model rozliczenia projektu do specyfiki zamawiającego. W przypadku wielu podmiotów zaletą może być opcja wyboru rozliczenia w modelu Fixed Price, unikanym przez niektórych dostawców. Klient powinien zwrócić uwagę na czytelność przedstawienia kosztów oraz elementów na nie wpływających, tak aby mógł wybrać najkorzystniejsze dla siebie rozwiązanie.  
  • Sposób podejścia do zarządzania projektami – z punktu widzenia Klienta niezwykle istotne jest, aby dostawca komunikował się z nim na każdym etapie realizacji projektu, dzięki czemu tworzone rozwiązanie będzie zgodne z oczekiwaniami zamawiającego. Warto sprawdzić, czy software house działa w oparciu o zwinne metodyki zarządzania projektami (np. Scrum).  
  • Dbałość o bezpieczeństwo informacji wrażliwych – nawiązanie współpracy z software housem oznacza nieunikniony przepływ poufnych danych dotyczących na przykład idei projektu, specyfiki działania firmy, wybranych procedur operacyjnych itp. Klient powinien być świadomy, w jaki sposób bezpieczeństwo tych danych będzie zagwarantowane przez dostawcę.  
  • Określona struktura organizacyjna – wbrew pozorom nie jest trudno trafić na software house działający bez formalnej struktury zespołów, co jest istotne dla Klienta ze względu na dynamikę pracy. W firmach, w których członkowie zespołu mają jasno zdefiniowane role i zakresy odpowiedzialności, prace nad projektami realizowane są w sposób bardziej efektywny.  
  • Jasne zasady dotyczące wsparcia projektu na dalszym etapie – przed podjęciem decyzji o nawiązaniu współpracy z dostawcą dedykowanego oprogramowania Klient powinien wiedzieć w jaki sposób, jak długo oraz na jakich zasadach dostawca będzie świadczyć usługi wsparcia i utrzymania systemu. Decydując się na zamówienie “szytego na miarę” oprogramowania trzeba pamiętać doprecyzowaniu również tego aspektu oferty.  

Każdy software house jest inny, dlatego możliwe jest znalezienie takiego, który będzie idealnie pasował do specyfiki projektu i wymagań Klienta, nie tylko pod względem kompetencji technicznych, ale również kultury organizacyjnej i przyjaznej metodyki zarządzania.  

Warto poświęcić czas na poznanie specyfiki działania przyszłego partnera, dzięki czemu Klient może świadomie dokonać wyboru dostawcy, który najlepiej spełnia jego oczekiwania.  

Jak wygląda proces tworzenia oprogramowania dedykowanego dla naszych Klientów? 

Od wielu lat realizujemy liczne projekty, dzięki którym zebraliśmy unikalne doświadczenia i mogliśmy dopracować proces tworzenia oprogramowania dedykowanego. Doskonale rozumiemy, jak ważne jest indywidualne podejście, dlatego dokładnie poznajemy Klienta oraz jego biznes, analizujemy potrzeby i dobieramy odpowiednie rozwiązanie, spełniające jego wymagania. 

Poszczególne etapy tworzenia dedykowanego oprogramowania obejmują:   

 1. Analizę potrzeb.  

Przed przystąpieniem do faktycznej budowy oprogramowania musimy poznać uwarunkowania i potrzeby biznesowe naszego Klienta, aby uwzględnić jakie moduły i funkcjonalności powinny się w nim znaleźć. Dzięki precyzyjnej analizie możemy zagwarantować, iż tworzone oprogramowanie zwiększy produktywność i usprawni realizację procesów biznesowych.   

2. Zarys specyfikacji  

Na tym etapie tworzymy specyfikację projektu, określamy zakres umiejętności niezbędnych do jego realizacji, czas wykonania oraz ilość członków zespołu, stanowiące podstawę do opracowania budżetu.   

Dzięki ścisłej współpracy z Klientem mamy pewność, iż powstające oprogramowanie będzie najlepiej dostosowane do realnych potrzeb zamawiającego.   

3. Projektowanie   

Po doprecyzowaniu wszystkich kwestii technicznych oraz organizacyjnych przystępujemy do fazy projektowania oprogramowania. Tworzymy koncepcję i architekturę oprogramowania, planujemy szczegółowe funkcjonalności i sposób działania aplikacji.   

W efekcie powstaje dokumentacja projektu, będąca podstawą do dalszych prac.   

4. Tworzenie oprogramowania  

Na tym etapie do pracy przystępują nasi programiści, tworząc oprogramowanie w oparciu o założenia projektowe. Działamy w ścisłej współpracy z Klientem, aby mieć pewność, iż nie tylko wie on jak postępują prace nad produktem, ale również ma realny wpływ na jego ostateczny kształt.   

5. Testy i wdrożenie  

Stworzone oprogramowanie jest przez nas testowane, aby zidentyfikować i usunąć ewentualne błędy, a także upewnić się, iż zawiera wszystkie potrzebne funkcjonalności. W zależności od wymagań mogą być to testy funkcjonalności, testy integracyjne całości oprogramowania, testy bezpieczeństwa, testy wydajnościowe. 

Stabilne i w pełni funkcjonalne oprogramowanie jest następnie przekazywane zamawiającemu, wraz z przewidzianym szkoleniem.   

6. Wsparcie i utrzymanie  

Na dalszym etapie, gdy oprogramowanie już działa zapewniamy usługi wsparcia i utrzymania rzecz naszych Klientów, monitorujemy poprawność działania i eliminujemy pojawiające się usterki, a także świadczymy usługi związane z dalszym rozwojem oprogramowania. 

Aby zagwarantować, że nasz Klient otrzyma dokładnie takie rozwiązanie, jakiego potrzebuje, stawiamy na ścisłą współpracę na każdym etapie tworzenia oprogramowania, będąc partnerem, któremu zależy na sukcesie projektu, a nie tylko wykonawcą. Dzięki takiemu podejściu jesteśmy w stanie nawiązać silne, długotrwałe relacje z naszymi Klientami. 

Zapraszamy do kontaktu z naszymi doradcami, którzy pomogą Wam ocenić, w jaki sposób osiągnąć maksimum korzyści dzięki inwestycji w oprogramowanie dedykowane. 

This post is also available in: English (Angielski)