Jak wybrać software house najlepszy dla Twojego projektu? Część 1 – kompletny przewodnik, kryteria oceny i przydatne wskazówki

Czytaj więcej

Niezależnie od typu i zakresu usług, których poszukujesz, decyzja o wyborze konkretnego software house będzie mieć kluczowe znaczenie i przełoży się na każdy aspekt przyszłej współpracy, zarówno w wymiarze finansowym, jak też organizacyjnym.  

Warto jednak wziąć pod uwagę, że znaczenie poszczególnych kryteriów, które będziesz brać pod uwagę analizując zebrane oferty będzie różne, w zależności od tego, z jakiego rodzaju usług planujesz skorzystać.  

W obu częściach tego artykułu znajdziesz nasze wskazówki, na co powinieneś zwrócić uwagę poszukując idealnego software house. Oparliśmy się na naszym wieloletnim doświadczeniu w obsłudze rozmaitych projektów, jak też na opiniach naszych Klientów, dzięki którym wiemy dokładnie, co było dla nich najważniejsze, kiedy zdecydowali się na wybór oferty SOFTIQ.  

Jakie kwestie powinieneś wziąć pod uwagę, wybierając software house do obsługi Twojej firmy?

Istotne kryteria wyboru oferty software house

Poszukując idealnego saftware house’u szybko zdasz sobie sprawę, że na pozór brak dostępnych opcji nie stanowi problemu, gdyż na rynku działa mnóstwo firm, zarówno krajowych, jak też zagranicznych, które oferują usługi szeroko pojętego tworzenia oprogramowania, outsourcingu bądź doradztwa w zakresie IT.  

Jednak, aby znaleźć ofertę i partnera, dopasowanego jak najlepiej do indywidualnych potrzeb Twojej firmy, powinieneś zarówno dokładnie przeanalizować i zdefiniować swoje potrzeby, jak też zgromadzić jak najwięcej informacji o potencjalnych kandydatach do współpracy.  

Na co w takim razie powinieneś zwrócić uwagę, analizując otrzymane propozycje i wybierając software house? 

  1. Jaki jest zakres świadczonych usług i to, jak wpisują się w Twoje obecne, oraz potencjalnie przyszłe potrzeby. 
  2. Jaka będzie ilość i rodzaj informacji, o jakie poprosi Cię software house, aby przygotować wstępną ofertę. 
  3. Jak wygląda etap przygotowania i wdrożenia do projektu.  
  4. W jakim stopniu będziesz zaangażowany w projekt na poszczególnych etapach.  
  5. Jak szybko software house jest w stanie wykonać zleconą przez Ciebie usługę.  
  6. Jaka jest wielkość firmy oraz zespołu, który będzie pracował nad Twoim projektem.  
  7. Czy software house korzysta z podwykonawców, czy całość usług na Twoją rzecz wykona we własnym zakresie.  
  8. W jakich technologiach pracuje firma i jak wpisują się w potrzeby Twojego projektu. 
  9. Jak wygląda doświadczenie dostawcy w zakresie zrealizowanych usług, o podobnym charakterze.  
  10. Jakie są opinie o firmie oraz czy może przedstawić referencje z poprzednich projektów.  
  11. W jaki sposób będzie wyglądać komunikacja z software housem. 
  12. Jakie praktyki w zakresie bezpieczeństwa oraz zapewnienia jakości produktów stosuje software house. 
  13. Jak wygląda oferta na obsługę powdrożeniową.  
  14. Porównaj otrzymane oferty pod kątem wysokości wyceny, z uwzględnieniem elementów, które mogą wpływać na różnice między nimi.   
  15. Czy software house jest otwarty na spotkanie i doprecyzowanie oferty.  
  16. Jakich błędów powinieneś unikać wybierając partnera do współpracy? 

Zdajemy sobie sprawę, że w zależności od stopnia skomplikowania Twojego projektu różna będzie dla Ciebie waga kryteriów, na podstawie których przystąpisz do oceny otrzymanych ofert.  

Zawsze jednak zachęcamy naszych Klientów do poświęcenia swojego czasu na tym wczesnym etapie i przeanalizowania propozycji współpracy pod każdym kontem. Warto bowiem pamiętać, iż często to pierwsze zlecenie jest początkiem wieloletniej współpracy, której przebieg i efekty zależą od tego, jak dobrze software house będzie dopasowany do Twoich potrzeb i oczekiwań.  

Kryteria wyboru software house’u # 1

Jakie usługi świadczy firma i jak wpisują się w Twoje potrzeby?

zakres usług świadczonych przez software house

Zakres usług oferowanych przez software house może mieć znaczenie nie tylko w kontekście Twoich aktualnych potrzeb, ale także pod kątem tego, jakiego rodzaju wsparcia będziesz korzystać w dłuższej perspektywie.  

Zdajemy sobie sprawę, że często poszukując firmy, która ma wykonać dla Ciebie konkretne zlecenie, na przykład stworzyć aplikację mobilną, nie zastanawiasz się nad tym, jakie inne kompetencje, posiadane przez jej pracowników mogą być dla Ciebie przydatne w przyszłości.  

Warto jednak pamiętać, że szczególnie wśród niewielkich firm spotykana jest dość duża specjalizacja. W efekcie dostawca może doskonale poradzić sobie ze stworzeniem na przykład wspomnianej aplikacji mobilnej, ale jeśli będziesz chcieć dalej rozwijać projekt i skorzystać z usług doradczych albo analiz w zakresie User Experience, będziesz zmuszony do znalezienia innego partnera, świadczącego takie usługi.  

Pod tym kątem software house takie jak SOFTIQ, często określane mianem “full-service development company” mogą być najlepszym wyborem, zapewniając Ci kompleksową obsługę niezależnie od wielkości i typu Twojego projektu.  

Zakres świadczonych przez takie firmy usług może obejmować między innymi:

  • Tworzenie oprogramowania dedykowanego,
  • Usługi DevOps,
  • Doradztwo w zakresie inżynierii oprogramowania,
  • Warsztaty projektowe i sesje doradcze Deep Dive,
  • Doradztwo w obszarze UX i UI,
  • Usługi team extension,
  • Dostawę dedykowanych teamów projektowych,
  • Outsourcing specjalistów i zespołów IT,
  • Usługi z zakresu Quality Assurance (QA),
  • Usługi w ramach Quality Control (QC) i testy oprogramowania,
  • Audyty bezpieczeństwa i testy penetracyjne,
  • Integrację systemów informatycznych.

Znalezienie odpowiedniego software house to czasochłonny proces, w którym zdefiniowanie potrzeb, zebranie ofert oraz ich kompleksowa analiza mogą zająć Ci nawet kilka tygodni, w zależności od stopnia skomplikowania projektu. 

Dlatego warto dobrze przemyśleć, jakiego rodzaju usług możesz potrzebować w dłuższej perspektywie, dzięki czemu zyskasz możliwość znalezienia partnera, który w pełni będzie w stanie wesprzeć rozwój Twojej firmy nawet w wieloletniej perspektywie.  

Kryteria wyboru software house’u # 2

O jakie informacje poprosi Cię software house, aby przygotować ofertę?  

Elementy wyceny oprogramowania uwzględniane przez software house

Przygotowanie rzetelnej wyceny wymaga od nas zebrania określonych informacji, dotyczących specyfiki Twojego projektu.  

Najczęściej po otrzymaniu ogólnego zapytania ofertowego, kontaktujemy się z Klientem, aby umówić się na discovery call, lub w innej formie uzyskać od niego dane dotyczące między innymi celów projektu, stopnia jego złożoności oraz ram czasowych.  

Na tak wczesnym etapie poszukiwań software house powinieneś przede wszystkim wystrzegać się firm, które już na podstawie krótkiego zapytania ofertowego przedstawią Ci rozbudowaną wycenę.  

Rzetelnie można ją opracować jedynie po dokładnej analizie projektu, w innym wypadku możesz być pewien, że nie powinieneś spodziewać się indywidualnego podejścia i lepiej skupić się na innych oferentach.  

Od czego w takim razie zależy ilość informacji, koniecznych do przygotowania wyceny? 

  1. Rodzaju usługi, którą jesteś zainteresowany – dla przykładu oszacowanie ceny usługi doradczej wymaga o wiele mniejszej ilości informacji, niż wycena kosztów zaprojektowania i budowy dedykowanego oprogramowania dla Twojej firmy.  
  2. Przyjętego ostatecznie modelu rozliczenia – szczególnie w przypadku tworzenia oprogramowania stosuje się rozliczenie oparte o modele Fixed Price (gdzie wycena powstaje w oparciu o pełną specyfikację) bądź Time&Material (w którym opieramy się na wstępnej kalkulacji na podstawie ogólnych informacji o wymaganiach Klienta, a koszty są uszczegóławiane w czasie realizacji prac). Więcej informacji o sposobach wyceny projektów w oparciu o oba modele rozliczeń znajdziesz w tym artykule na naszym blogu.  

Jak to wygląda na konkretnym przykładzie?

Przyjmijmy, że jesteś zainteresowany zamówieniem w SOFTIQ aplikacji mobilnej dla Twojej firmy. Po otrzymaniu Twojego zapytania ofertowego zadamy Ci kilka podstawowych pytań, aby lepiej zrozumieć specyfikę Twojego projektu i cele biznesowe.  

Zapytamy między innymi o następujące kwestie: 

  1. Jaki będzie podstawowy cel aplikacji? 
  2. Kto stanowi grupę docelową? 
  3. Czy dysponujesz specyfikacją albo briefem funkcjonalnym aplikacji? 
  4. Na jaką platformę lub platformy ma być opracowana? 
  5. Na jakich urządzeniach ma być instalowana aplikacja.  
  6. Czy masz jakieś szczególne wymagania, którymi kierujesz się przy wyborze zespołu projektowego? 
  7. Jaki będzie zakres projektu – czy pełny, czy też w ramach swoich zasobów możesz opracować jakieś elementy, np. w zakresie projektów graficznych, analiz UX/UI. 
  8. Czy masz określony budżet, przeznaczony na stworzenie aplikacji? Jego wysokość może warunkować dobór odpowiednich rozwiązań.  
  9. Jaki jest preferowany termin realizacji zlecenia? 

W oparciu o te podstawowe informacje będziemy w stanie przystąpić do wyceny projektu, w miarę potrzeb omawiając Twoje oczekiwania. 

Dobrą praktyką jest przygotowanie briefu dla software house, w którym zawarte będą najważniejsze informacje na temat Twojej firmy oraz szczegóły planowanego projektu. Wskazówki, jak przygotować taki dokument znajdziesz w jednym z naszych artykułów na blogu SOFTIQ.  

Kryteria wyboru software house’u # 3

Jak wygląda etap przygotowania i wdrożenia do projektu przez software house?

warsztaty wdrożeniowe do projektu z software house

Szczególnie dla Klientów, którzy po raz pierwszy podejmują współpracę z software housem przydatne może być zrozumienie, czego mogą się spodziewać na samym początku.  

Jakie informacje, dotyczące etapu przygotowania i wdrożenia do projektu powinieneś uzyskać od przyszłego partnera? Warto dowiedzieć się przede wszystkim: 

  • Czy software house zorganizuje warsztaty wdrożeniowe dla Twojego zespołu? 
  • Jak ustalane będą priorytety i jak będzie wyglądać komunikacja? 
  • Z jakich narzędzi do zarządzania projektami będziecie korzystać? 
  • Z jakich metodologii do zarządzania projektem będzie korzystać software house, jak przełożą się one na proces i poszczególne etapy projektu? 

Im więcej dowiesz się na początku o tym, jak software house planuje zainicjować projekt i na jakie wsparcie z jego strony możesz liczyć, tym łatwiej będzie Ci ocenić, czy to partner, z którym będzie Ci się dobrze współpracowało.  

Kryteria wyboru software house’u # 4

W jakim stopniu będziesz zaangażowany w projekt na poszczególnych etapach?

Zdecydowanie jako Klient powinieneś zwrócić uwagę na aspekt oczekiwań względem Twojego zaangażowania w projekt. Zdajemy sobie sprawę, że kuszące mogą być zapewnienia niektórych oferentów, iż możesz całkowicie im zaufać i nie przejmować się, że będą marnować Twój czas ciągłymi pytaniami.  

Warto jednak pamiętać, że taki bieżący kontakt i Twoje zaangażowanie ma na celu uszczegółowienie oczekiwań i jak najlepsze dopasowanie finalnego produktu do Twoich potrzeb, dlatego Twój aktywny udział w projekcie jest jak najbardziej wskazany.  

Stopień zaangażowania Klienta w projekt

Rodzaj tego zaangażowania będzie jednak różnic się, między innymi w zależności od wybranego modelu współpracy: 

Zaangażowanie Klienta w modelu Fixed Price:

  • duży stopień zaangażowania jest konieczny na etapie przygotowania specyfikacji wymagań odnośnie zamawianego rozwiązania, 
  • w trakcie prac Klient bierze w nich udział poprzez doszczegółowienie wymagań oraz odbiory bieżące zrealizowanych prac (przy podziale na etapy), 
  • software house nie oczekuje od Klienta wiedzy o metodyce prac ani priorytetyzacji zadań.  

Zaangażowanie Klienta w modelu Time&Material: 

  • na początkowym etapie od Klienta oczekuje się określenia ramowych wymagań, które będą uszczegóławiane w trakcie postępu prac,  
  • przez cały czas konieczne jest aktywne zaangażowanie Klienta w prace zespołu, poprzez akceptację efektów dostarczonych w poszczególnych iteracjach, jak również podejmowanie decyzji o zakresie prac na kolejnych etapach, 
  • ze względu na stopień zaangażowania Klienta musi on posiadać wiedzę na temat procesu wytwórczego a także priorytetyzacji zadań w ramach projektu. 

Oprócz zaangażowania wynikającego z rodzaju podpisanej umowy z software house, po Twojej stronie będą pozostawały również zadania związane z kontrolą budżetu oraz w pewnym zakresie, zarządzaniem ryzykiem.  

Kryteria wyboru software house’u # 5

Jak szybko software house jest w stanie wykonać zleconą przez Ciebie usługę? 

Termin zakończenia usługi przez software house

W zdecydowanej większości przypadków Klientom zależy na jak najszybszym zrealizowaniu projektu i otrzymaniu produktu końcowego, dlatego możliwość terminowego zrealizowania zlecenia przez software house będzie mieć dla Ciebie zapewne znaczenie.  

Analizując otrzymaną propozycję warto zwrócić uwagę na ewentualne zastrzeżenia dotyczące dotrzymania terminu przez wykonawcę, tak aby wybrać ofertę jak najlepiej dopasowaną do Twoich oczekiwań.  

Podobnie jak w przypadku stopnia zaangażowania, tak samo termin zakończenia prac będzie również uzależniony w pewnym stopniu od rodzaju modelu współpracy z sofware housem, na który się ostatecznie zdecydujesz: 

  • W przypadku umów w modelu Fixed Price termin zakończenia prac jest ściśle określony w umowie. Terminy te są wiążące i nie podlegają przesunięciom bez akceptacji obu stron i zmiany umowy, 
  • Natomiast umowy w modelu Time&Material zawierają szacunkowo określony termin zakończenia prac, który ostatecznie jest uzależnione od kierunku rozwoju projektu. Prace są podzielone na okresy rozliczeniowe, których długość jest ustalana indywidualnie pomiędzy dostawcą a Klientem. 

Szczególnie w przypadku rozliczenia w oparciu o roboczogodzinę warto dobrze przeanalizować otrzymane propozycje, gdyż czasem może bardziej opłacić się wybór software house, który oferuje trochę wyższą stawkę za godzinę pracy, ale jest w stanie szybciej ukończyć projekt, co w efekcie może się przełożyć na niższy koszt łączny.  

Kryteria wyboru software house’u # 6

Jaka jest wielkość firmy oraz zespołu, który będzie pracował nad Twoim projektem? 

Wielkość firmy i zespołu projektowego

Wielkość firmy, z którą zdecydujesz się nawiązać współpracę będzie mieć znaczenie w kilku aspektach, przede wszystkim oznacza dla Ciebie: 

  • pewność, że w firmie znajdą się specjaliści o różnych kompetencjach, dzięki czemu będzie ona w stanie kompleksowo obsłużyć nawet najbardziej skomplikowany projekt, bez konieczności prowadzenia dodatkowej rekrutacji (która wiąże się z czasem koniecznym na wdrożenie nowego pracownika), bądź ze zleceniem części prac podwykonawcom,  
  • gwarancję szybkiego uzupełnienia zespołu projektowego, jeśli z przyczyn losowych, któryś z jego członków nie będzie mógł brać udziału w dalszych pracach. 

Dla przykładu, w SOFTIQ zatrudniamy ponad 200 najwyższej klasy specjalistów, wśród których znajdują się nie tylko programiści, ale również analitycy, architekci oprogramowania, project managerowie, DevOpsi oraz testerzy manualni i automatyczni. 

Ponadto, dzięki przynależności do grupy technologicznej Euvic mamy dostęp do największej w Europie bazy specjalistów IT, dzięki czemu możemy podjąć się obsługi każdego projektu. 

Kryteria wyboru software house’u # 7

Czy software house korzysta z podwykonawców, czy całość usług na Twoją rzecz wykona we własnym zakresie? 

Zdarza się, iż software house jedynie zarządza projektem, a część prac developerskich przekazuje podwykonawcom. Z punktu widzenia Klienta nie jest to rozwiązanie idealne, ale w pewnych okolicznościach dopuszczalne.  

Innym wariantem może być realizacja projektu przez grupę podmiotów, w których jeden ma rolę wiodącą, a pozostałe wspierającą. Takie rozwiązanie spotykane jest szczególnie w przypadku bardzo dużych i skomplikowanych projektów, kiedy trudne lub niemożliwe jest znalezienie jednego wykonawcy, który miałby nie tylko potencjał techniczny, ale też niezbędne doświadczenie do realizacji zlecenia.

wykorzystanie podwykonawców przez software house

W przypadku gdy wiesz, że część prac ma być powierzona podwykonawcom, powinieneś dowiedzieć się przede wszystkim: 

  • jaki będzie zakres prac realizowanych przez software house, z którym podpiszesz umowę, a jakie prace będą zlecone firmom trzecim,  
  • jakie są kwalifikacje i doświadczenie partnerów software house w zakresie zbieżnym z Twoim projektem,  
  • jak będzie wyglądać zarządzanie projektem oraz komunikacja między Tobą, software housem a podwykonawcami.

Dopiero mając komplet informacji w tym zakresie możesz świadomie zdecydować czy wybrać ofertę firmy, która korzysta z podwykonawców, czy też takiej, która jest w stanie zrealizować całość projektu w oparciu o własne kompetencje.  

Kryteria wyboru software house’u # 8

W jakich technologiach pracuje firma i jak wpisują się w potrzeby Twojego projektu? 

wykaz technologii używanych przez software house

Zarówno w przypadku usług tworzenia oprogramowania, jak też usług doradczych bądź analitycznych, technologie w których specjalizuje się firma będą mieć kluczowe znaczenie.  

Szczególnie zlecając opracowanie dedykowanego oprogramowania powinieneś upewnić się, iż propozycja software house zawiera informację o proponowanej technologii. Wybór ten będzie warunkować logikę działania systemu, więc informacji tej nie powinno zabraknąć w ofercie, tak abyś mógł świadomie zdecydować się na konkretne rozwiązanie.  

W ofercie powinny się znaleźć m.in. następujące informacje: 

  • jakie będą proponowane technologie, wykorzystane przy realizacji projektu,
  • jaka będzie proponowana architektura rozwiązania, 
  • czy system będzie hostowany lokalnie, czy z wykorzystaniem środowiska w chmurze. 

Wybrane języki programowania i technologie będą przekładać się nie tylko na koszty opracowania i utrzymania systemu, ale również możliwość jego dalszego rozwoju, wydajność i skalowalność.  

Jeśli nie posiadasz wiedzy na temat zastosowanych rozwiązań powinieneś bez obaw poprosić software house o uzasadnienie, dlaczego zdecydowano się na zastosowanie konkretnie tych technologii, co pozwoli Ci zrozumieć lepiej ofertę.  

Warto również zadać dodatkowe pytania, w sytuacji, gdy software house deklaruje, iż potrafi wykonać projekt w każdej technologii i z wykorzystaniem każdego języka programowania. Dobrze jest wtedy sprawdzić, czy nie są to puste deklaracje, czy oznacza to wykorzystanie podwykonawców, czy też tak jak ma to miejsce w przypadku SOFTIQ, wynika to z zatrudnienia dużej liczby specjalistów, pracujących w różnych technologiach oraz z dostępu do bazy dodatkowych specjalistów IT, poprzez przynależność do grupy technologicznej Euvic.  

Jeśli masz wątpliwości, czy dotychczas otrzymane propozycje najlepiej spełniają Twoje oczekiwania, skontaktuj się z naszymi doradcami, a na pewno będziemy w stanie przedstawić Ci ofertę, która będzie korzystna zarówno pod względem ceny, jak również jakości. 

Opisane w części pierwszej naszego artykułu kryteria, na które powinieneś zwrócić uwagę podczas wyboru najlepszej oferty to zaledwie połowa przygotowanego przez nas przewodnika. Zapraszamy do lektury części drugiej, którą znajdziesz na naszym blogu.

This post is also available in: English (Angielski)