Zalety i wady modeli rozliczenia Fixed Price oraz Time & Material w projektach IT z perspektywy Klienta

Czytaj więcej

Podstawowym wyborem stojącym przed firmą zlecającą opracowanie oprogramowania jest decyzja dotycząca najlepszego modelu współpracy. Dzięki znacznemu zróżnicowaniu pomiędzy najczęściej stosowanymi w projektach IT modelami współpracy, tj. Fixed Price oraz Time & Material można odpowiednio dopasować budżet i harmonogram prac do specyfiki realizowanego projektu.  

Decyzja o tym, jaki model rozliczania wybierzemy ma kluczowe znaczenie nie tylko w aspekcie finansowym, ale także wpływa na budowanie pozytywnych i długotrwałych relacji biznesowych pomiędzy software housem a Klientem.  

W tym artykule omówimy różnice między tymi modelami, korzyści dla Klienta w zależności od rodzaju projektu oraz czynniki, które trzeba wziąć pod uwagę decydując się na jeden z modeli rozliczenia.  

Charakterystyka modelu rozliczeń Fixed Price we współpracy z software housem

Rozliczenie w modelu Fixed Price opiera się na ustaleniu z góry ceny za wykonanie projektu lub jego części. Najczęściej jest on stosowany w sytuacji, gdy zleceniodawca jest w stanie określić, jak dokładnie powinien wyglądać tworzony produkt. Wymaga to przygotowania dokładnej specyfikacji funkcjonalnej oraz wymagań biznesowych, oraz ściśle określonego harmonogramu, dzięki czemu łatwiejsze jest określenie budżetu projektu.  

specyfika modelu rozliczeń Fixed Price w projektach IT

Najważniejsze cechy modelu rozliczeń Fixed Price z perspektywy Klienta:

  1. Projekty realizowane w modelu Fixed Price są łatwiejsze w zarządzaniu dla Klienta, ponieważ nie wymagają od niego ciągłego zaangażowania, a w wielu przypadkach jedynie kontrolowania i rozliczania efektów prac dostawcy oprogramowania.  
  2. Rozliczanie projektu w tym modelu wymaga jak najdokładniejszego oszacowania zakresu prac, aby uniknąć sytuacji, w której software house opracuje zbyt niską lub wysoką wycenę, nie mogąc dość precyzyjnie oszacować wszystkich kosztów. 
  3. Znając budżet projektu, Klient może z odpowiednim wyprzedzeniem planować wydatki. Ma to kluczowe znaczenie w przypadku projektów, w których budżet jest stały lub ograniczony. 
  4. Każda modyfikacja zakresu projektu w trakcie trwania prac pociąga za sobą konieczność zmiany umowy i aktualizację wcześniejszej wyceny.  
  5. Aby odpowiednio określić swoje wymagania co do zamawianego rozwiązania, Klient musi posiadać specjalistyczną wiedzę dotyczącą tworzenia produktów cyfrowych bądź skorzystać z usług konsultantów, którzy pomogą w przygotowaniu odpowiedniej specyfikacji.  

Z takiej specyfiki modelu rozliczenia Fixed Price wynikają dla Klienta konkretne wady i zalety, które warto wziąć pod uwagę: 

Zalety modelu Fixed Price Wady modelu Fixed Price 
budżet określony przed rozpoczęciem prac mniejsza elastyczność procesu tworzenia oprogramowania 
ściśle określony harmonogram pozwalający na planowanie wydatków niewielu dostawców chce rozliczać się w modelu Fixed Price przy dłuższych, złożonych projektach, co może utrudnić znalezienie odpowiedniego partnera 
brak konieczności ciągłego monitorowania prac, jeśli Klient tego nie potrzebuje konieczność dostarczenia dokładnych wytycznych przed rozpoczęciem prac nad projektem 
Klient od początku wie, jaki produkt otrzyma w oparciu o swoje wymagania jeśli wymagania będą niewłaściwie określone, oprogramowanie może nie spełniać oczekiwań Klienta 

W zależności od specyfiki Klienta oraz projektu przytoczone przez nas wady i zalety modelu Fixed Price będą mieć różne znaczenie. Dla przykładu, możliwość określenia dokładnego budżetu przed rozpoczęciem współpracy będzie mieć kluczową wagę dla podmiotów z sektora publicznego, podczas gdy firmy działające w innych branżach mogą pozwolić sobie w tym aspekcie na większą elastyczność. Dzięki temu poszukując dostawców oprogramowania mogą rozważyć również nawiązanie współpracy z software housem w oparciu o model Time & Material.  

Charakterystyka modelu rozliczeń Time & Material w projektach IT

W przypadku tego modelu rozliczenia Klient ponosi koszy czasu pracy zespołu oraz dodatkowych zasobów, niezbędnych do budowy oprogramowania. Ponieważ do rozpoczęcia współpracy z software housem nie jest niezbędna pełna specyfikacja projektu, model Time & Material jest często wybierany przez Klientów, którzy z różnych powodów nie mogą tak wcześnie określić, jaki ma być końcowy wygląd i wszystkie funkcjonalności zamawianego oprogramowania. Przed rozpoczęciem prac Klient zna szacunkowy koszt projektu, a cena końcowa może się zmienić, w zależności od tego jak w trakcie prac będzie zmieniać się ich zakres.  

Najważniejsze cechy modelu rozliczeń Time & Material z perspektywy Klienta:

  1. Projekty realizowane w modelu Time & Material wymagają aktywnego zaangażowania Klienta w trakcie całego procesu, nie tylko w zakresie niezbędnym do najlepszego zaplanowania ostatecznych funkcjonalności produktu, ale przede wszystkim w celu oceny efektów prac w ramach każdego ze zrealizowanych okresów rozliczeniowych. 
  2. Proces tworzenia oprogramowania w modelu Time & Material jest bardzo elastyczny, a sposób rozliczenia pozwala na bieżące modyfikowanie zakresu prac i wdrażanie nowych funkcjonalności. Wpływa to na koszt projektu oraz czas jego realizacji, ale nie wymaga zmian w wiążących Klienta i software house porozumieniach. 
  3. Możliwość uniknięcia konieczności określenia pełnego zakresu prac w ramach projektu na początku pozwala na szybsze jego rozpoczęcie, co może mieć znaczenie dla niektórych Klientów.
  4. Model Time & Material pozwala na dynamiczne zarządzanie budżetem projektu i dostosowanie bieżących wydatków do możliwości Klienta. 
  5. Duża elastyczność może stanowić ryzyko, w sytuacji, gdy w zespole Klienta brakuje osoby mogącej zweryfikować jakie modyfikacje i funkcje są tak naprawdę zbędne, ponieważ nie przełożą się na efekty biznesowe. W takiej sytuacji rzetelny software house będzie nieocenionym wsparciem, służąc radą, a nie jedynie dodając nowe zadania do listy. 

Analizując charakterystykę modelu rozliczeń Time & Material można wskazać jego główne wady i zalety, istotne z perspektywy Klienta:  

Zalety modelu Time & Material Wady modelu Time & Material 
możliwość szybkiego rozpoczęcia współpracy, bez konieczności opracowania szczegółowej specyfikacji wymaga dużego zaangażowania ze strony Klienta i kompetencji pozwalających na ocenę dostarczonych efektów 
dynamiczne planowanie budżetu w zależności od aktualnej sytuacji zamawiającego rozpoczęcie prac w oparciu o ramową wycenę utrudnia zaplanowanie budżetu w dłuższym okresie i może skutkować wyższym kosztem końcowym, wynikającym z decyzji podjętych w trakcie prac 
duża elastyczność w dodawaniu nowych funkcji w trakcie prac oraz bieżące reagowanie na nieprzewidziane zmiany niepewność co do terminu zakończenia projektu, uzależnionego od zmieniającego się zakresu prac 
możliwość ciągłego monitorowania postępu prac i przekazywania uwag na bieżąco  

Tak, jak w przypadku wad i zalet modelu Fixed Price, tak samo w rozliczeniu Time & Material to, co dla jednego Klienta będzie dyskwalifikowało software house rozliczający się z faktycznego czasu pracy, dla innego zamawiającego może mieć dużo mniejsze znaczenie.  

rozliczenie w modelu Time & Material wady i zalety

Jeśli masz problem z oceną, który z modeli będzie najbardziej optymalny w Twoim przypadku, zachęcamy do kontaktu z naszymi doradcami, którzy doradzą Ci najbardziej optymalne rozwiązanie.  

Szczegółowe porównanie modeli rozliczeń Fixed Price oraz Time & Material

Jedną z cech procesu tworzenia oprogramowania jest brak możliwości przewidzenia i zaplanowania wszystkich zmiennych. W grę wchodzi tak wiele czynników, zarówno po stronie Klienta, jak też software house, iż nie ma jednego, uniwersalnego modelu rozliczeń, który pasowałby do każdego projektu.  

Samo wymienienie najczęściej przytaczanych zalet i wad rozliczeń w modelach Fixed Price oraz Time & Material to za mało, aby określić który z nich będzie najbardziej optymalny dla Twojego projektu.  

W tym pomocne może okazać się szczegółowe porównanie obu modeli współpracy, które przygotowaliśmy w oparciu o nasze doświadczenia: 

Model Fixed Price Model Time & Material 
Specyfikacja wymagań oprogramowania Niezbędna do rozpoczęcia prac, nie powinna zmieniać się w trakcie trwania projektu ponieważi stanowi bazę do określenia wysokości budżetu. Może powstawać w miarę prac nad oprogramowaniem, nie jest niezmienna i ewoluuje wraz z rozwojem projektu. 
Koszt opracowania oprogramowania Określony na podstawie zamkniętej specyfikacji, nie może wzrosnąć w czasie trwania projektu poza ściśle określonymi przypadkami, wyszczególnionymi w umowie. Nie jest precyzyjnie określony na początku projektu, zmienia się w zależności od nakładu pracy koniecznego na każdym z etapów. Może przekroczyć zakładane ramy w przypadku, gdy końcowy produkt znacząco odbiega funkcjonalnością i stopniem skomplikowania od wstępnych założeń. 
Ramy czasowe projektu Ściśle określone w umowie, zarówno w ujęciu całościowym, jak też w przypadku podziału prac na etapy. Są wiążące i nie podlegają przesunięciom bez akceptacji obu stron i zmiany umowy.  Określone szacunkowo, ostatecznie są uzależnione od kierunku rozwoju projektu. Prace są podzielone na okresy rozliczeniowe, których długość jest ustalana indywidualnie pomiędzy dostawcą a Klientem. 
Wielkość projektu Każda, z zastrzeżeniem, iż przy średnich i dużych projektach trudniej jest znaleźć doświadczony software house potrafiący odpowiednio oszacować margines ryzyka, bez przeszacowania budżetu. Każda. 
Rozpoczęcie prac Opóźnione, uzależnione od zebrania wszystkich informacji i opracowania dokładnej specyfikacji. Natychmiastowe, dzięki możliwości określenia zakresu prac w trakcie realizacji projektu. 
Rodzaj koniecznego zaangażowania Klienta w trakcie projektu Klient jest zaangażowany w realizację projektu poprzez doszczegółowienie wymagań oraz odbiory bieżące zrealizowanych prac, nie musi jednak posiadać wiedzy o metodyce prac i priorytetyzacji zadań. Wysoki.  Klient aktywnie uczestniczy w pracach, zarówno akceptując zrealizowany w poszczególnych iteracjach zakres, jak też decydując o zakresie prac na kolejnych etapach. Musi przy tym posiadać wiedzę na temat procesu wytwórczego oraz priorytetyzacji zadań.
Możliwość wprowadzania zmian w projekcie  Ograniczona. Każda zmiana wiąże się z koniecznością konsultacji po obu stronach, opracowaniem nowej wyceny i zmianą umowy. Wysoka. Klient może zdecydować się na duże zmiany praktycznie na każdym etapie, a jedynym ograniczeniem są koszty pracy, które jest skłonny zaakceptować. 

Podsumowanie

Poszukując dostawcy oprogramowania i analizując otrzymane oferty powinniśmy skupić się na tych firmach, które są skłonne dostosować model rozliczenia projektu do specyfiki zamawiającego. Często w czasie konsultacji z naszymi Klientami słyszymy, iż wielu dostawców nie jest nawet skłonnych rozważyć rozliczenia projektu w modelu Fixed Price, proponując współpracę jedynie w rozliczeniu opartym o Time & Material. O ile w przypadku niektórych projektów może to być faktycznie najkorzystniejszy model rozliczenia, to nie jest on z pewnością uniwersalny i przy niektórych branżach lub typach oprogramowania nie jest optymalny z punktu widzenia Klienta.   

Jedną z przyczyn takiego faworyzowania przez software house modelu rozliczeń Time & Material jest, szczególnie w przypadku dużych projektów, brak doświadczenia w optymalnym szacowaniu marginesu ryzyka. W efekcie budżet projektu może być zbyt niski, aby zabezpieczyć dostawcę w przypadku nieoczekiwanych komplikacji bądź zbyt wysoki z punktu widzenia Klienta, kiedy margines błędu jest przeszacowany.  

Z tego właśnie powodu powszechne jest przekonanie, iż w przypadku rozliczenia Fixed Price Klient nie otrzymuje najniższej możliwej ceny, podczas gdy w rzeczywistości mniejsza kontrola nad budżetem w modelu Time & Material może skutkować znacznie wyższym kosztem końcowym projektu.  

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w realizacji projektów zarówno w modelu Fixed Price, jak i Time & Material, niezależnie od ich wielkości, jako jeden z nielicznych dostawców jesteśmy w stanie zagwarantować Klientowi, iż zaproponowany przez nas sposób rozliczenia będzie najbardziej optymalny z punktu widzenia specyfiki projektu.  

Jest to możliwe dzięki naszemu zaangażowaniu jako partner wspierający projekt, a nie tylko wykonawca. Do każdego zlecenia podchodzimy indywidualnie, dbając o dokładne poznanie specyfiki działalności Klienta, dogłębną analizę jego potrzeb i ograniczeń oraz zrozumienie celów biznesowych. Dzięki tej wiedzy jesteśmy w stanie zaproponować najkorzystniejszy w danej sytuacji model rozliczenia projektu.  

Skontaktuj się z naszymi doradcami, aby dowiedzieć się, jaki rodzaj rozliczenia będzie najlepszy dla Twojego projektu.  

This post is also available in: English (Angielski)