Jak wybrać software house najlepszy dla Twojego projektu? Część 2 – kompletny przewodnik, kryteria oceny i przydatne wskazówki

Czytaj więcej

W pierwszej części omówiliśmy takie kryteria, jak między innymi zakres usług świadczonych przez software house, ilość informacji, o które zostaniesz poproszony w celu przygotowania oferty, stopień Twojego zaangażowania oraz czas wykonania usługi.

Z drugiej części dowiesz się natomiast, jakie znaczenie będą mieć dla wyboru najlepszej oferty następujące kryteria:

  • jak wygląda doświadczenie dostawcy w zakresie zrealizowanych usług, o podobnym charakterze;
  • jakie są opinie o firmie oraz czy może przedstawić referencje z poprzednich projektów;
  • w jaki sposób będzie wyglądać komunikacja z software housem;
  • jakie praktyki w zakresie bezpieczeństwa oraz zapewnienia jakości produktów stosuje software house;
  • jak wygląda oferta na obsługę powdrożeniową;
  • jak porównać otrzymane oferty pod kątem wysokości wyceny, z uwzględnieniem elementów, które mogą wpływać na różnice między nimi;
  • czy software house jest otwarty na spotkanie i doprecyzowanie oferty;
  • jakich błędów powinieneś unikać wybierając partnera do współpracy.

Kryteria wyboru software house’u # 9

Jak wygląda doświadczenie dostawcy w zakresie zrealizowanych usług o podobnym charakterze?

Portfolio projektowe software house

Każda firma z doświadczeniem będzie starać się pokazać je na swojej stronie internetowej, dlatego powinno być to dla Ciebie jedno z podstawowych źródeł informacji o zakresie i rodzaju projektów, które do tej pory wykonał software house.

Większość firm w czasie składania i negocjowania oferty zapewni Cię, że jest w stanie zrealizować Twój projekt, ale warto upewnić się, że rzeczywiście posiada kompetencje zdobyte w czasie wcześniejszych prac o podobnym zakresie i specyfice.

Jednocześnie, jeśli nie znalazłeś podobnych projektów na stronie internetowej, warto zapytać o nie bezpośrednio — najczęściej nie wszystkie informacje o wykonanych zleceniach są publikowane, czasem ze względu na ich ilość, ale równie często ze względu na zobowiązania w zakresie poufności względem poprzednich Klientów.

Na co warto zwrócić uwagę, analizując portfolio firmy? 

  1. Zakres i specyfikę projektu.
  2. Zastosowane przez software house rozwiązania (niekoniecznie najnowsze, ale najlepiej wpisujące się w potrzeby Klienta i najbezpieczniejsze).
  3. Co było celem Klientów i czy udało się go osiągnąć.
  4. Jakie problemy pojawiały się w trakcie prac i czy udało się je rozwiązać.
  5. Jak wygląda projekt po wdrożeniu.

Warto również wziąć pod uwagę certyfikaty posiadane przez pracowników firmy oraz zdobyte przez nią nagrody, gdyż wskazuje to na dbałość i poziom umiejętności, ich ciągłe doskonalenie oraz troskę o rozwój pracowników.

wybrane certyfikaty pracowników SOFTIQ

W przypadku niektórych projektów, na przykład realizowanych na rzecz podmiotów publicznych, możesz mieć okazję dowiedzieć się, jaka była wartości zamówienia, co pozwala też ocenić na ile kompetentny jest software house w prowadzeniu szczególnie dużych i skomplikowanych projektów.  

Dla przykładu w SOFTIQ mamy wieloletnie doświadczenie w realizacji projektów o wielomilionowej wartości na rzecz zarówno publicznych, jak i prywatnych podmiotów w branżach takich jak między innymi: 

  • Ubezpieczenia
  • Służba zdrowia
  • IT
  • Edukacja
  • Bankowość
  • Sektor publiczny
  • Organizacje pozarządowe
  • HR

Kryteria wyboru software house’u # 10

Jakie są opinie o firmie oraz czy może przedstawić referencje z poprzednich projektów?

Analiza portfolio jest na pewno pomocna, warto jednak uzupełnić ją, sprawdzając opinie Klientów i wystawione przez nich referencje.  

Często właśnie z opinii i referencji można dowiedzieć się nie tylko jakie były cechy dostarczonego rozwiązania, ale przede wszystkim jak wsparło ono rozwój firmy, w aspektach takich jak: 

  • stopień, w jakim rozwiązanie odpowiedziało na potrzeby biznesowe Klienta,
  • jak Klient ocenia wiedzę i doświadczenie specjalistów,
  • czy zaproponowane zostały najbardziej optymalne rozwiązania,
  • jak przebiegała współpraca z Klientem i w jakim stopniu jest on zadowolony z otrzymanego produktu.

Oprócz opinii i referencji dostarczonych przez software house warto również sprawdzić opinie o firmie w innych źródłach, na przykład na stronach takich jak Clutch.co, gdzie znaleźć można zweryfikowane recenzje zamieszczone przez prawdziwych Klientów.  

Kryteria wyboru software house’u # 11

W jaki sposób będzie wyglądać komunikacja z software housem?

Komunikacja z zespołem software house w projekcie

Aspekt komunikacji to jedna z ważniejszych kwestii, na które powinieneś zwrócić uwagę, analizując przesłaną przez software house ofertę.  

Często już na etapie pierwszych kontaktów jesteś w stanie ocenić, jak może wyglądać ten aspekt – sprawdzając, jak szybko pracownicy odpowiadają na Twoje zapytania, jak szczegółowe informacje otrzymujesz, czy musisz się przypominać i ponownie prosić o jakieś odpowiedzi. To mogą być pierwsze wskazówki, co do tego, jak może wyglądać dalsza komunikacja.  

Co do samego przebiegu komunikacji, warto zwrócić uwagę na następujące kwestie: 

  • czy software house zapewnia Ci dedykowanego koordynatora projektu,
  • w jaki sposób i jak często będziesz otrzymywać informacje o przebiegu prac,
  • jakie narzędzia do zarządzania projektami będą wykorzystane (np. Jira, Asana, Redmine, Trello, Basecamp lub inne) oraz jaki będziesz mieć do niech dostęp.

Warto pamiętać, iż efektywna komunikacja jest dwustronna – tak jak masz prawo oczekiwać od software house’u szybkich i zrozumiałych odpowiedzi, tak samo ewentualne opóźnienia w projekcie mogą powstać z Twojej winy, jeśli przez dłuższy czas będziesz na przykład zwlekać z uszczegółowieniem swoich wymagań kluczowych dla dalszego postępu prac.  

Kryteria wyboru software house’u # 12

Jakie praktyki w zakresie bezpieczeństwa oraz zapewnienia jakości produktów stosuje software house?

Bezpieczeństwo projektu i danych w software house

Kompetentny i odpowiedzialny software house dba o to, aby stosować odpowiednie praktyki zabezpieczania informacji wrażliwych, dbając o interesy swoje oraz swoich Klientów.  

Obejmuje to między innymi: 

  • odpowiednie zabezpieczenie informacji otrzymanych na wstępnym etapie projektu,
  • ochronę kodu źródłowego rozwiązania,
  • utajnienie nieoficjalnych wersji systemu (środowisk developerskich i testowych),
  • wdrożenie odpowiednich procedur ograniczających ryzyko wycieku informacji od pracowników, zarówno zatrudnionych w siedzibie firmy, jak też wykonujących pracę zdalną.

Standardem w branży jest również podpisanie umowy o zachowaniu poufności, określanej często skrótem NDA (non-disclosure agreement). 

Kryteria wyboru software house’u # 13

Jaka jest wartość wyceny i jakie elementy na nią wpływają? 

W pełni zdajemy sobie sprawę, iż w wielu przypadkach cena zaproponowana przez software house może być kluczowym czynnikiem, którym będziesz kierować się dokonując wyboru.  

Jest to w pełni zrozumiałe i uzasadnione w sytuacji, gdy oferty są porównywalne w zakresie gwarantowanego poziomu produktu oraz jakości wykorzystanych rozwiązań.  

Z tego powodu warto, abyś – poświęcając czas na analizę oferty – upewnił się, że zawarte są w niej wszystkie najważniejsze elementy wpływające na cenę końcową, tak aby początkowo atrakcyjna cenowo opcja z czasem, przez kolejne, nie uwzględnione w pierwotnej wycenie koszty, nie stała się finalnie droższa od innych, odrzuconych propozycji.  

W wycenie powinieneś znaleźć między innymi takie informacje: 

  • jakie narzędzia/licencje zostaną wykorzystane w projekcie i z jakimi dodatkowymi kosztami ewentualnie się wiążą,
  • jaki zakres spotkań zespołu i ewentualnych delegacji jest przewidziany,
  • czy wycena obejmuje testowanie produktu, a jeśli tak to w jakim zakresie,
  • w przypadku rozliczenia na bazie Time&Material: jaki będzie skład zespołu w podziale na specjalistów junior/mid/senior, co końcowo przełoży się na liczbę roboczogodzin poświęconych na prace nad systemem,
  • czy wycena obejmuje wdrożenie systemu na środowisku produkcyjnym, opiekę powdrożeniową oraz szkolenia dla pracowników,
  • jaki jest zakres dokumentacji, która zostanie opracowana w ramach projektu.

W kwestii ceny danej usługi nie powinno się przyjmować, iż zawsze najniższa oferta jest najlepsza, a najwyższa najgorsza.  

Czasem niska cena wynika z braku doświadczenia firmy, która nie potrafi odpowiednio oszacować kosztów prac o określonym zakresie i złożoności. Końcowo może przełożyć się to na ryzyko nieukończenia przez software house projektu lub próbę renegocjowania ceny w trakcie prac.  

Wyższa wycena z kolei może wynikać zarówno z doświadczenia i kompetencji firmy, który w określony sposób ocenia wartość swojej pracy, jak też z zastosowania w kalkulacji rozwiązań, które wiążą się z dodatkowymi kosztami. Jeśli nie są one konieczne z punktu widzenia funkcjonalności systemu, może to być pole do negocjacji, jeśli poza kryterium ceny oferta danej firmy odpowiada Ci w innych aspektach najbardziej.  

Niezależnie od tego, co w wycenie projektu zwróciło Twoją uwagę, ze strony software house’u masz prawo oczekiwać przejrzystości w zakresie kosztorysu prac i ich przewidzianego zakresu. Powinieneś móc w każdym momencie zapytać o kwestie, które ewentualnie budzą Twoje wątpliwości i uzyskać jasne wyjaśnienie tego, jakie czynniki i w jakim zakresie wpłynęły na ostateczną wartość wyceny.  

Kryteria wyboru software house’u # 14

Jak wygląda oferta na obsługę powdrożeniową?

Oferta powdrożeniowa i wsparcie przez software house

Każdy system do poprawnego działania wymaga bieżącego monitorowania i usuwania ewentualnych usterek. W miarę korzystania z danego rozwiązania mogą pojawić się również pomysły na jego dalszy rozwój, stworzenie nowych funkcjonalności bądź też w przypadku zmian przepisów obowiązujących Twoją firmę – konieczność odpowiedniego zmodyfikowania systemu.  

Z tego powodu, szczególnie w przypadku zleceń dotyczących stworzenia oprogramowania na potrzeby Twojej firmy, szukając dostawcy często wybierasz potencjalnego partnera do wieloletniej współpracy.  

W większości przypadków wycena projektu nie zawiera informacji o kosztach dalszej obsługi po przekazaniu finalnego produktu.  

Dlatego warto już na etapie ofertowania dowiedzieć się jak najwięcej o zakresie i kosztach dalszych usług, często realizowanych w zakresie utrzymania systemu, tak jak ma to miejsce w SOFTIQ, w ramach umów Service Level Agreement (SLA). 

W przypadku tego typu rozwiązania możesz spodziewać się, że szczegółowo określone zostaną następujące aspekty wsparcia systemu:  

  • procedura zgłaszania awarii,
  • zakres świadczonych usług,
  • sposób priorytetyzacji zgłoszeń,
  • minimalny czas dostępności usługi,
  • czas pierwszej reakcji oraz usunięcia awarii,
  • zasady bieżącego monitorowanie działania systemu,
  • rodzaj i częstotliwość raportowania.

Drugą kwestią jest dalsza gotowość do rozwoju systemu i koszty z tym związane. Ponieważ na początku współpracy nie da się określić, jak będą wyglądały ewentualne nowe funkcje systemu, które będziesz chcieć wprowadzić, nie będzie raczej możliwa szczegółowa wycena, ale na pewno powinieneś otrzymać informację o zasadach dalszej współpracy.  

Kryteria wyboru software house’u # 15

Czy software house jest otwarty na spotkanie i doprecyzowanie oferty?

Spotkanie robocze z software house

Najczęściej spotykamy się z sytuacją, gdy po wstępnej analizie ofert Klient wybiera 1-2 firmy spełniające jego oczekiwania, z którymi umawia się na spotkania.  

Osobisty kontakt może być najlepszym sposobem na ostateczne podjęcie decyzji, pozwalającym ocenić, jak software house podchodzi do przyszłej współpracy i jak może wyglądać komunikacja z członkami zespołu.  

W trakcie spotkania możesz lepiej poznać wizję danego software house’u dotyczącą Twojego projektu, zweryfikować wiedzę i otrzymać dodatkowe informacje dotyczące wcześniej realizowanych projektów, które z różnych powodów nie mogły być zamieszczone w Internecie.  

Dzięki takiemu spotkaniu możesz ocenić, czy indywidualnie software house podchodzi do Twojego zlecenia: 

  • czy przedstawiciele firmy byli przygotowani do spotkania,
  • czy przedstawiono Ci wstępne rozwiązania i pomysły dotyczące Twojego projektu,
  • w jakim zakresie przedstawiciele firmy byli zaangażowani w spotkanie (starali się zrozumieć Twoje oczekiwania, zadawali dodatkowe pytania),
  • czy dowiedziałeś się czegoś więcej o firmie, sposobie jej działania i procesie projektowym,
  • czy spotkanie prowadzone było w oparciu o przygotowaną agendę, a po jego zakończeniu otrzymałeś podsumowanie ustaleń.

Całokształt Twoich wrażeń po takim spotkaniu powinien pomóc Ci ocenić, czy software house traktuje Cię jak poważnego partnera biznesowego i angażuje się, starając się jak najlepiej dopasować swoją ofertę do Twoich rzeczywistych potrzeb i oczekiwań.  

Lista błędów, których powinieneś unikać, wybierając software house. 

Tak jak wspominaliśmy, im bardziej skomplikowany projekt lub usługa, tym trudniejszy jest wybór odpowiedniego partnera. Jednocześnie, ponieważ często jest to współpraca na wiele lat, wybór ten ma ogromne znaczenie.  

Trudno jest uniknąć na tym etapie drobnych pomyłek. Powinieneś pamiętać jednak o kilku kluczowych kwestiach: 

  • nie powinieneś decydować się na współpracę z firmą, która przygotowała szczegółową wycenę jedynie w oparciu o zapytanie ofertowe,
  • cena nie powinna być głównym kryterium wyboru oferty, przynajmniej nie bez zrozumienia z czego wynika wysokość wyceny oraz z jakimi ewentualnymi kosztami w niej nieujętymi powinieneś liczyć się na dalszym etapie,
  • kryterium lokalizacji firmy nie jest kluczowe w dobie pracy zdalnej; wiele firm działa w skali ogólnokrajowej lub międzynarodowej, a pojawienie się na spotkaniu nie stanowi dla nich ograniczenia,
  • już na wczesnym etapie powinno się jasno określić zasady współpracy i kontaktu, co pozwoli w czasie realizacji projektu na ograniczenie opóźnień i uniknięcie niepotrzebnych nieporozumień,
  • nie powinieneś lekceważyć opinii o firmie i jej referencji, gdyż są one potwierdzeniem dotychczasowego doświadczenia i poziomu kompetencji,
  • szczególnie w przypadku, gdy brakuje Ci wiedzy technicznej, zwracaj uwagę, jak podchodzą do Ciebie przedstawiciele software house’u, czy chętnie wyjaśniają skomplikowane zagadnienia i dzielą się wiedzą – to może być sygnałem, jak będzie w tym zakresie wyglądać całość współpracy.

Podsumowanie

Kilkakrotnie podkreślaliśmy, iż decyzja o wyborze konkretnego partnera będzie mieć kluczowe znaczenie i przełoży się na każdy aspekt przyszłej współpracy, zarówno w wymiarze finansowym, jak też organizacyjnym. 

Im bardziej skomplikowany jest Twój projekt, tym więcej czynników powinieneś wziąć pod uwagę, porównując otrzymane oferty i wybierając najlepszego partnera.  

Im więcej czasu poświęcisz na tym wstępnym etapie, tym większą możesz mieć pewność, że współpraca będzie układać się bezproblemowo, a końcowy efekt będzie spełniał Twoje oczekiwania zarówno pod względem funkcji, jak też jakości.  

Jeśli masz wątpliwości, czy dotychczas otrzymane propozycje najlepiej spełniają Twoje oczekiwania, skontaktuj się z naszymi doradcami, a na pewno będziemy w stanie przedstawić Ci ofertę, która będzie korzystna zarówno pod względem ceny, jak również jakości.  

This post is also available in: English (Angielski)