Znaczenie warsztatów discovery w projektach IT – ile można zyskać dzięki profesjonalnemu doradztwu? 

Czytaj więcej

Opracowanie i wprowadzenie na rynek nowego produktu to złożony proces, wymagający nie tylko dobrego pomysłu, ale przede wszystkim dużo planowania i aktywnego zaangażowania ze strony wielu interesariuszy projektu. 

Z tego powodu złożone projekty IT powinny zaczynać się od warsztatów discovery, określanych również jako warsztaty produktowe, które pomagają dopracować koncepcję produktu tak, aby Klient miał pewność, że odpowiada on zarówno oczekiwaniom przyszłych użytkowników, jak również wpisuje się w cele biznesowe firmy. 

Na czym polega faza odkrywania produktu w zarządzaniu projektami IT?

Etap product discovery (odkrywania produktu) w projekcie IT ma kluczowe znaczenie. To właśnie wtedy określone powinny zostać podstawowe założenia, cele projektu i wymagania (budżet, skład zespołu, specyfikacja funkcjonalna, oczekiwania biznesowe itp.). 

Rodzaje pytań i wyniki analiz będą różnić się w zależności od rodzaju firmy oraz projektu, ale istnieje szereg dobrych praktyk, które mają zastosowanie w każdej fazie discovery, niezależnie od specyfiki projektu.  

Przede wszystkim stałe są główne cele, które chcemy osiągnąć dzięki odkrywaniu produktu, tj.: 

  • określenie i usystematyzowanie wymagań Klienta względem produktu,
  • określenie grupy docelowej i analiza jej potrzeb,
  • oszacowanie potencjału rynkowego produktu i zasadności jego stworzenia,
  • doprecyzowanie czasu realizacji projektu i jego kosztów,
  • wyznaczenie oczekiwanego terminu zwrotu z inwestycji.

Jak widać, etap product discovery (odkrywania produktu) jest procesem gromadzenia i analizy danych służących do sprecyzowania celu projektu, jego potencjału oraz ograniczeń.  

Dobrze przeprowadzona faza discovery, dzięki wsparciu partnera takiego jak SOFTIQ, umożliwia zweryfikowanie, czy planowane stworzenie i wdrożenie produktu jest uzasadnione z biznesowego punktu widzenia.  

W tym artykule skupimy się na omówieniu celów i znaczenia warsztatów discovery, które stanowią jedno z podstawowych narzędzi na etapie odkrywania produktu.

Czym są warsztaty discovery i jakim celom służą?

cele warsztatów discovery w projekcie IT

Rolą warsztatów discovery jest zebranie kluczowych interesariuszy wraz z przedstawicielami zespołu projektowego, aby omówić i sprecyzować cele projektu, wymagania względem wykonawcy oraz oczekiwane rezultaty, które mają zostać osiągnięte w ramach projektu. 

Kilkudniowe warsztaty, których dokładna długość uzależniona jest od potrzeb firmy oraz stopnia skomplikowania projektu, mogą być przeprowadzone zarówno online, jak również offline.  

Efektem dobrze przeprowadzonych warsztatów discovery jest jasny, realistyczny plan działania, który stanowi punkt wyjścia dla programistów i często wykorzystywany jest w dalszym etapie do opracowania wersji produktu w modelu MVP (Minimum Viable Product)

Główne cele przeprowadzenia warsztatów discovery obejmują: 

  • zdefiniowanie produktu i jego funkcji,
  • przygotowanie planu rozwoju produktu,
  • określenie użytkowników końcowych, stworzenie person i historii użytkowników,
  • opracowanie listy kluczowych cech produktu,
  • przeanalizowanie i ocena pomysłów oraz oczekiwań względem produktu,
  • opracowanie wstępnego budżetu projektu,
  • przygotowanie ramowego harmonogramu projektu,
  • analiza otoczenia konkurencyjnego.

Każdy z tych punktów następnie podlega uszczegółowieniu, ale dzięki przeprowadzeniu warsztatów discovery dysponujemy przede wszystkim spójną wizją produktu, będącą dobrym punktem wyjścia do dalszych prac.  

Jakie są dodatkowe korzyści z warsztatów discovery dla Klienta? 

Tak jak wspominaliśmy, głównym celem etapu discovery jest uszczegółowienie Twojego pomysłu i przekształcenie go w plan działania uwzględniający potrzeby biznesowe Twojej firmy.  

W trakcie warsztatów discovery również o wiele łatwiej możesz ocenić doświadczenie zespołu w realizacji podobnych projektów, prosząc o konkretne przykłady rozwiązania różnych problemów.  

Jest to także dobra okazja do lepszego poznania kultury pracy software house’u, wykorzystywanych przez niego technologii oraz podejścia do współpracy zdalnej.  

Ponadto, mając na uwadze, iż praca nad projektem może trwać kilka lub kilkanaście miesięcy, w zależności od stopnia skomplikowania produktu, warsztaty discovery są również dobrą okazją, aby ocenić aspekt komunikacji między Tobą a zespołem wykonawcy. Sprawne zorganizowanie i przeprowadzenie warsztatów, podczas których otrzymasz jasne i wyczerpujące odpowiedzi na Twoje pytania, mogą być zapowiedzią dalszej sprawnej kooperacji.  

Kto powinien wziąć udział w warsztatach discovery nowego projektu IT?

skład zespołu workshop discovery

Liczba osób biorących udział w warsztatach discovery nie jest ściśle określona i powinna być dostosowana do specyfiki projektu. Odpowiednio zróżnicowana grupa uczestników, z których każdy wnosi inną perspektywę, pozwala spojrzeć na projekt z różnych stron i przeanalizować wiele aspektów, istotnych zarówno dla Klienta, jak również wykonawcy. 

Najczęściej w skład zespołu w trakcie warsztatów discovery wchodzą: 

  • moderator – przedstawiciel wykonawcy, mający duże doświadczenie oraz znajomość wszystkich aspektów projektu, począwszy od projektowania, poprzez rozwój, perspektywę biznesową oraz wymagania użytkowników końcowych,
  • członkowie zespołu projektowego – m.in. projektanci UX/UI oraz architekci oprogramowania mogący odpowiedzieć na pytania dotyczące fazy projektowania, a także odnieść się do wykonalności proponowanych elementów oprogramowania,
  • członkowie zespołu developerskiego – ich udział w warsztatach discovery pomaga odnieść się do poszczególnych wymagań funkcjonalnych produktu, potwierdzić ich wykonalność oraz odpowiedzieć na wszelkie pytania dotyczące technicznych aspektów projektu,
  • przedstawiciele Klienta – zespół oddelegowany przez firmę powinien móc zarówno przedstawić i omówić cele biznesowe, które są stawiane przed tworzonym produktem, jak również wymagania oraz ograniczenia techniczne, specyficzne dla przedsiębiorstwa,
  • reprezentant użytkowników – może być to osoba, która dobrze rozumie potrzeby i oczekiwania użytkowników końcowych, lub jest częścią grupy, do której adresowany jest produkt.

W trakcie warsztatów discovery Wykonawca może lepiej poznać firmę oraz jej potrzeby i oczekiwania względem produktu. Z kolei przedstawiciele Klienta mogą zapoznać się ze sposobem myślenia oraz wizją zespołu projektowego, dzięki czemu mogą na wczesnym etapie ocenić, w jakim stopniu wpisuje się ona w ich oczekiwania.  

Ważne jest, aby ze strony Klienta w warsztatach discovery udział wzięły osoby, które będą w dalszych etapach podejmować decyzje związane z projektem, tak aby mogły one wypowiedzieć swoje wątpliwości i uzyskać zadowalające odpowiedzi już na wczesnym etapie prac.   

Z jakich etapów składa się praca w ramach warsztatów discovery?

5 etapów pracy w ramach warsztatów discovery

Często przed warsztatami Klienci pytają nas, ile czasu będą musieli na nie przeznaczyć. Jest to bezpośrednio uzależnione od typu i stopnia skomplikowania projektu, ale warto jednocześnie pamiętać, iż sama wspólna praca przedstawicieli software house’u i Klienta to nie wszystko. Oprócz samych spotkań, aby w pełni wykorzystać potencjał warsztatów discovery, konieczne jest zaplanowanie dodatkowych aktywności.

Niezależnie od typu i skali projektu, dobrze zaplanowane i przeprowadzone warsztaty discovery obejmują niżej wymienione etapy. 

1. Przygotowanie do warsztatów 

To faza angażująca zarówno software house, jak też przedstawicieli Klienta. Pozyskujemy wtedy wszelkie materiały dotyczące firmy, wizji produktu oraz etapu, na którym znajduje się aktualnie projekt.  

Materiały te służą do odpowiedniego przygotowania warsztatów, tak aby praca była jak najbardziej efektywna i przyniosła jak najlepsze rezultaty.  

Często na tym etapie przydatny jest brief dla software house, jeśli został wcześniej przesłany przez Klienta.  

2. Spotkania warsztatowe  

Przy prostych projektach może wystarczyć 1-2 spotkania, przy bardziej skomplikowanych potrzebnych jest nawet kilka dni pracy warsztatowej, podczas której tworzymy wspólną wizję produktu, określamy i opisujemy jego najważniejsze funkcjonalności oraz upewniamy się, iż wpisuje się w potrzeby rynku.  

3. Praca własna software house’u 

W oparciu o materiał zgromadzony w czasie sesji warsztatowych dopracowujemy funkcjonalności i tworzymy specyfikację produktu, wraz z wymaganymi szkicami i makietami.  

4. Sesja feedback 

Prezentujemy Klientowi opracowane materiały i weryfikujemy, czy zostały one przygotowane zgodnie ze wspólnymi ustaleniami z sesji warsztatowych.  

5. Opracowanie i przekazanie raportu z warsztatów discovery 

Przygotowujemy pełen raport, zawierający wszystkie materiały opracowane na każdym etapie warsztatów discovery. W zależności od specyfiki projektu i założeń przyjętych dla fazy discovery, mogą one obejmować: 

  • wizję produktu,
  • roadmapę projektu,
  • stack technologiczny,
  • strategię rozwoju produktu,
  • szkice oraz makiety,
  • zestawienie kluczowych funkcjonalności,
  • wstępny budżet projektu,
  • ramowy harmonogram projektu.

Prawidłowo przygotowane i przeprowadzone warsztaty discovery zapewniają wszystkie materiały, dzięki którym można rozpocząć dalsze prace nad produktem, mając pewność, iż zarówno przedstawiciele Klienta, jak też software house’u tak samo rozumieją jego ideę i cele biznesowe, które ma pomóc osiągnąć.

Jakie są potencjalne konsekwencje wynikające z pominięcia warsztatów discovery w procesie tworzenia oprogramowania?

Wśród osób zajmujących się pracą z systemami informacyjnymi popularna jest koncepcja określana jako GIGO (ang. „garbage in, garbage out”), zgodnie z którą niezależnie od kompetencji zespołu, jeśli wykorzystane w procesie dane wyjściowe są niepełne lub błędne, to wyciągnięte na ich podstawie wnioski lub opracowane rozwiązania będą tej samej jakości. 

Głównym zadaniem, które mają spełniać warsztaty discovery, jest upewnienie się, iż dane, na podstawie których podjęto decyzję o realizacji projektu i funkcjach produktu, są najwyższej jakości, co przełoży się na ostateczne efekty prac całego zespołu.   

Pominięcie w projekcie fazy discovery oraz warsztatów może mieć negatywne skutki, wśród których najczęściej spotykane przedstawiamy poniżej. 

1. Niedoszacowanie kosztów realizacji projektu

W przypadku wielu programów bądź aplikacji sam pomysł, który dał im początek, jest dość prosty. Z tego powodu wielu Klientów wpada w pułapkę myślenia, że równie proste będzie opracowanie systemu bazującego na ich pomyśle.  

W rzeczywistości często, im bardziej oczywisty wydaje się Twój pomysł, tym łatwiej jest o niedoszacowanie kosztów realizacji projektu. Z tego powodu wiele projektów, szczególnie realizowanych przez startupy, zostaje porzuconych – po prostu brakuje środków na dokończenie prac.  

Trzeba bowiem pamiętać, iż prosty pomysł należy przełożyć na rzeczywisty produkt, korzystając ze zróżnicowanych technologii i poświęcając na to określoną ilość czasu, co przekłada się na realne koszty.  

Z tego powodu wsparcie doświadczonego software house’u w trakcie warsztatów discovery przekłada się bezpośrednio na zwiększoną szansę na sukces całego przedsięwzięcia. Zespół złożony z analityków, programistów i projektantów jest w stanie ocenić, zoptymalizować i odpowiednio wycenić poszczególne rozwiązania, dzięki czemu przystępując do prac Klient zna budżet projektu i jest w stanie zabezpieczyć jego realizację.  

2. Stworzenie doskonałego produktu, który nikogo nie zainteresuje 

główne przyczyny porażki projektów IT
Źródło: opracowanie własne w oparciu o dane opublikowane przez Statista.com 

W przypadku systemów bądź aplikacji tworzonych na wewnętrzny użytek firmy ten problem praktycznie nie występuje, ale ma kluczowe znaczenie, gdy powstający produkt adresowany jest do użytkowników zewnętrznych i ma przynosić firmie konkretne zyski. Zgodnie z danymi opublikowanymi w portalu Statista.com, w 42% przypadków powodem porażki startupów, które tworzyły aplikacje mobilne, był brak rynkowej potrzeby i zainteresowania użytkowników.  

Mając na uwadze, iż jednym z kluczowych celów warsztatów discovery jest określenie użytkowników końcowych, stworzenie person i historii użytkowników, można zdecydowanie stwierdzić, iż pominięcie w projekcie tego etapu zwiększa ryzyko porażki całego przedsięwzięcia. 

3. Pominięcie istotnych funkcjonalności na etapie projektowania 

Kolejnym, często pojawiającym się problemem, którego można uniknąć dzięki warsztatom discovery, jest nieprecyzyjne określenie wymagań względem produktu, które może skutkować pominięciem istotnych dla całego rozwiązania funkcji lub ich nieprawidłowym zaprojektowaniem.  

Zespół software house’u w trakcie warsztatów będzie w stanie pomóc przedstawicielom Twojej firmy w przełożeniu idei projektu na język wymagań technicznych, a także pomoże zweryfikować, które funkcjonalności będą kluczowe z punktu widzenia przyszłych przychodów oraz oczekiwań i potrzeb użytkowników końcowych.  

Następnie zaprojektowanie i wdrożenie poszczególnych funkcjonalności znajdzie odzwierciedlenie w harmonogramie projektu, tak aby wystarczyło czasu nie tylko na ich opracowanie, ale również odpowiednie przetestowanie.  

Inne formy doradztwa IT, świadczone przez SOFTIQ

Warsztaty discovery są doskonałym sposobem na przejście od fazy planowania do realizacji projektu. W większości przypadków jednak są one prowadzone już po wyborze wykonawcy i nie są optymalną opcją dla firm, które chcą zweryfikować i dopracować swój pomysł jeszcze przed podjęciem ostatecznej decyzji, komu powierzą ostatecznie jego realizację.

Z myślą o takich Klientach SOFTIQ przygotował ofertę sesji doradczych w trzech wariantach: 

1. Jednodniowa sesja doradcza – “Snapshot”: 

Ta forma doradztwa strategicznego najlepiej sprawdza się jako początkowy etap większości małych projektów. Dzięki specjalistycznej wiedzy naszych konsultantów dowiesz się między innymi, jak dobrać odpowiednie technologie, najlepsze z punktu widzenia optymalizacji kosztów Twojego projektu.  

Omówimy z Twoim zespołem krytyczne wymagania dotyczące przedsięwzięcia, a także udzielimy kluczowych wskazówek dotyczących długoterminowego planowania jego rozwoju.  

Po zakończeniu jednodniowej sesji doradczej dostarczymy Ci raport zawierający najważniejsze wytyczne i najlepsze praktyki.

2. Dwudniowe konsultacje – “Workshop”:

To klasyczne projektowe warsztaty, skierowane do firm borykających się z bardziej złożonymi problemami technicznymi i planujących realizację średniej wielkości projektów IT. Kładziemy nacisk na analizę kluczowych wyzwań biznesowych, proponując rozwiązania najbardziej optymalne pod względem użyteczności oraz kosztów.  

Duży nacisk położony jest na aspekt dalszego rozwoju projektu oraz jego skalowalność, a efektem prac naszego zespołu konsultantów jest raport techniczny, utworzony przy użyciu metodologii analizy biznesowej i zawierający precyzyjne wytyczne. 

3. Indywidualnie planowane, pogłębione sesje doradcze – “Deep Dive”:

 

Ta opcja doradztwa adresowana jest do firm planujących budowę i wdrażanie niestandardowych rozwiązań od podstaw, bądź przygotowujących się do dużych, złożonych projektów transformacji cyfrowej, zarówno w skali lokalnej, jak i globalnie.  

Obszerne sesje doradcze “Deep Dive” odbywają się z udziałem naszych najbardziej doświadczonych specjalistów, posiadających wieloletnie doświadczenie konsultingowe, zdobyte w trakcie prac nad skomplikowanymi projektami i rozwiązaniami w skali enterprise.  

Dzięki pełnej elastyczności w planowaniu długości konsultacji oraz możliwości zapewnienia udziału grupy ekspertów o zróżnicowanych kompetencjach, jesteśmy w stanie kompleksowo podejść do planowania strategii projektu.  

W efekcie opracowany zostaje rozbudowany raport, zawierający pełen zakres wskazań niezbędnych do udanego zaplanowania oraz realizacji Twojego projektu. 

Podsumowanie

Tak jak wielokrotnie podkreślaliśmy, warsztaty discovery stanowią skuteczny sposób na rozpoczęcie prac nad udanym systemem lub aplikacją, który nie tylko będzie wiernie odzwierciedlał ideę twórców, ale przede wszystkim odpowie na realne potrzeby użytkowników i wyróżni się wśród konkurencyjnych produktów.  

Niezależnie od wielkości i rodzaju projektowanego rozwiązania, poświęcenie czasu na przeprowadzenie dobrze zaplanowanych warsztatów zawsze przełoży się na zmniejszenie ryzyka związanego z projektem. Zweryfikowanie pomysłu na tak wczesnym etapie i zrozumienie potrzeb użytkowników stanowi jeden z kluczowych etapów na drodze do stworzenia produktu, który będzie dostarczać realną wartość, co przełoży się na jego rynkowy sukces.  

oferta SOFTIQ na warsztaty discovery

Zapraszamy do lektury naszych artykułów
oraz pobrania przydatnych materiałów!

Najlepsze praktyki i Case Studies SOFTIQ zebrane w
e-booku! Pobierz już teraz. 

Poznaj zalety i wady staff augmentation i dowiedz się, ile możesz zaoszczędzić dzięki outsourcingowi specjalistów. 

Dowiedz się, jakie są główne różnice między dostępnymi w sprzedaży systemami a oprogramowaniem dedykowanym. 

This post is also available in: English (Angielski)