Polska jako czwarty kraj w Unii Europejskiej wprowadza obowiązek obrotu faktur w postaci ustrukturyzowanej (e-Faktury) dla wszystkich firm. Odbiór, przechowywanie oraz udostępnianie e-Faktur odbywa się w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).  

Dopełnienie tego obowiązku dla większych przedsiębiorstw może być skomplikowane i czasochłonne, dlatego warto wcześniej zainteresować się możliwościami i wyzwaniami związanymi z integracją wykorzystywanego przez Ciebie oprogramowania z KSeF.  

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)? 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma teleinformatyczna, której przeznaczeniem jest wystawianie, przyjmowanie oraz przechowywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. KSeF został uruchomiony w Polsce 1 stycznia 2022 roku, a od 1 lipca 2024 platforma będzie obowiązkowa dla wszystkich płatników podatku VAT.  

Zgodnie z założeniami systemu, faktury generowane są w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorstw, a następnie przesyłane poprzez API i wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur. KSeF automatycznie sprawdza, czy przesłany dokument jest zgodny z obowiązującym wzorcem, a po przesłaniu faktury na platformę jest ona oznaczana unikatowym numerem identyfikacyjnym – od tego momentu faktura figuruje jako wystawiona i otrzymana przez odbiorcę. Drugą z dostępnych opcji jest wystawienie faktury bezpośrednio w KSeF, za pomocą zintegrowanej aplikacji.  

Czym są faktury ustrukturyzowane w KSeF? 

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to dokument potwierdzający sprzedaż usługi lub towaru, zapisany w formie uregulowanego opisanego przepisami pliku xml. Ma ona postać jedynie elektroniczną i wystawiana jest według odgórnie narzuconej struktury logicznej.  

Wzór struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej opublikowany jest w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE), na platformie ePUAP.   

Faktura ustrukturyzowana może być wystawiona w KSeF jedynie w przypadku, gdy będzie zawierać wszystkie elementy obligatoryjne, określone w ustawie o VAT. 

Od kiedy Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy? 

Wykorzystanie platformy KSeF wymaga m.in. dostosowania systemu finansowo-księgowego przedsiębiorstwa, odpowiedniego przeszkolenia pracowników, a także przetestowania i optymalizacji procesu przesyłania danych.  

Ponieważ integracja z KSeF może być czasochłonna i skomplikowana, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na wdrażanie systemu stopniowo: 

Etap 1. Od 1 stycznia 2022 roku do 31 czerwca 2024 roku – w tym okresie dopuszczalne jest równoległe korzystanie z systemu KSeF, jako jednej z form dokumentowania transakcji, obok faktur w wersji papierowej i elektronicznej.   

Etap 2. Od 1 lipca 2024 roku – korzystanie z systemu KSeF będzie obligatoryjne dla wszystkich płatników podatku VAT.  

Etap 3. Od 1 stycznia 2025 roku – obowiązek wykorzystania systemu KSeF obejmie również podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. 

Docelowo, od początku roku 2025, ustrukturyzowane faktury elektroniczne będą obowiązywały: 

• przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT,  
• przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT. 

Co możesz zyskać dzięki szybszej integracji oprogramowania z Krajowym Systemem e-Faktur? 

Tak jak wspominaliśmy, dla większości przedsiębiorstw ostatecznym terminem na połączenie systemów z KSeF będzie 1 lipca 2024 roku.  

Warto jednak wiedzieć, że wcześniejsza integracja może przynieść liczne korzyści, między innymi: 

• możliwość szybszego zwrotu podatku VAT (do 40 dni, a nie jak obecnie do 60 dni) po spełnieniu odpowiednich warunków, 
• wzrost efektywności i usprawnienie procesów biznesowych, dzięki szybszej digitalizacji obiegu dokumentów księgowych,  
• brak ryzyka zniszczenia lub zagubienia faktury, 
• ograniczenie kosztów archiwizacji dokumentów, które będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat,  
• zmniejszenie wydatków związanych z drukiem oraz wysyłką papierowych wersji faktury,  
• natychmiastowa dostępność faktury w KSeF dla kontrahentów, co przekłada się na szybsze płatności,  
• brak błędów w wystawionych dokumentach, które są automatycznie sprawdzane pod kątem poprawności w trakcie wysyłki do KSeF. 

To nie jedyne korzyści, jakie Twojej firmie może przynieść szybsza integracja. Nie czekaj do ostatniej chwili – skontaktuj się z naszymi ekspertami i sprawdź, co jeszcze możesz zyskać. 

Jakie będą konsekwencje wystawienia faktury poza KSeF? 

W momencie, gdy stosowanie Krajowego System e-Faktur (KSeF) będzie już obligatoryjne dla każdego przedsiębiorstwa, wystawienie faktury poza tą platformą będzie wiązało się z określonymi konsekwencjami.  

Warto pamiętać, że z obowiązku wykorzystania KSeF nie będzie zwalniać awaria systemu – w przypadku niedostępności KSeF firma będzie musiała samodzielnie wystawiać faktury w formie elektronicznej, stosując obowiązujący wzór faktury ustrukturyzowanej. Tak przygotowany dokument będzie stanowił pełnoprawną fakturę, którą podatnik będzie musiał przekazać nabywcy w uzgodniony z nim sposób. Kiedy KSeF wróci do działania, wystawca będzie musiał przesłać do systemu faktury, które wystawił w czasie trwania awarii. Będzie miał na to 7 dni od dnia zakończenia awarii. 

Każdy podatnik będzie ryzykować nałożenie kary finansowej w następujących przypadkach: 

• gdy nie wystawi poprawnej faktury przy użyciu KSeF, np. wystawi fakturę konsumencką na skutek błędu w identyfikacji statusu nabywcy, 
• jeśli w okresie awarii KSeF wystawi fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym przez Ministerstwo Finansów wzorem, 
• nie prześle do KSeF w terminie faktury wystawionej w okresie awarii. 

Kara pieniężna będzie mogła wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na błędnie wystawionej fakturze. W przypadku faktury bez wykazanego podatku kara wyniesie do 18,7% wysokości kwoty należności wskazanej na dokumencie.  

Dlaczego SOFTIQ będzie najlepszym partnerem dla Twojej firmy w przygotowaniu do integracji z KSeF? 

• w ramach konsorcjum PEFexpert jesteśmy jednym z dwóch działających w Polsce brokerów Platformy Elektronicznego Fakturowania, 
• od ponad 8 lat działamy na rynku krajowym i zagranicznym, realizując nawet najbardziej skomplikowane projekty, 
• tworzymy oprogramowanie i aplikacje dedykowane z wykorzystaniem najnowszych technologii, stosując najwyższe standardy w zakresie jakości i bezpieczeństwa, 
• współpracujemy z ponad 300 najwyższej klasy specjalistami, których umiejętności umożliwiają nam realizację każdego projektu, niezależnie od wielkości i specyfiki, 
• świadczymy kompleksowe usługi, począwszy od audytu, poprzez projektowanie i tworzenie oprogramowania, aż po wsparcie powdrożeniowe. 

FAQ – co jeszcze warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)? 

W jaki sposób działa Krajowy System e-Faktur (KSeF)? 

Tak jak wspominaliśmy, KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie xml poprzez integrację z oprogramowaniem finansowo-księgowym. 

Dzieje się to w kilku krokach: 

1. faktura generowana w oprogramowaniu firmy przesyłana jest poprzez API do KSeF i automatycznie wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur;

2. po przyjęciu faktury system KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem i nadaje mu unikalny numer;  

3. wystawca faktury otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO);  

4. odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy). 

Czym KSeF różni się od Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF)? 

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to narzędzie stworzone przez SOFTIQ we współpracy z Edison. Wykorzystywane jest do przekazywania faktur oraz innych dokumentów ustrukturyzowanych – np. potwierdzeń odbioru, not księgowych czy faktur korygujących – pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami składającymi te zamówienia. 

Trzeba pamiętać, że „dokumenty ustrukturyzowane” wykorzystywane w PEF nie mają nic wspólnego z fakturami ustrukturyzowanymi wprowadzonymi w Krajowym Systemie e-Faktur.  

KSeF i PEF to dwa odrębne i niezależne systemy, czego potwierdzenie znajdziemy m.in. w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej KSeF. W praktyce oznacza to, że faktury wystawione w PEF nie są widoczne w Krajowym Systemie e-Faktur i na odwrót. 
SOFTIQ, w ramach konsorcjum PEFexpert świadczy usługi brokera Platformy Elektronicznego Fakturowania. 

Korzystanie z PEF jest obowiązkowe od 1 sierpnia 2019 i dotyczy: 

• instytucji składających zamówienia publiczne – m.in. urzędów; 
• wykonawców zamówień publicznych – m.in. firm wykonujących i dostarczających podmiotom publicznym usługi lub towary. 

KSeF z kolei stworzono z myślą o: 

• przedsiębiorcach będących czynnymi podatnikami VAT; 
• przedsiębiorcach zwolnionych z podatku VAT; 
• podatnikach zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS. 

Poprawna integracja z KSeF jest złożonym procesem, w którym możemy Cię wesprzeć. Skontaktuj się z ekspertami SOFTIQ i sprawdź, jakie korzyści z wcześniejszej integracji są dostępne dla Twojej firmy.