W dzisiejszej epoce cyfrowej prywatność i ochrona danych Klientów powinny być priorytetem dla każdego przedsiębiorstwa. W Unii Europejskiej, aby uregulować tę kwestię i zagwarantować odpowiedzialne traktowanie danych osobowych przez firmy, w roku 2018 wprowadzono Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). 

Dla firm posiadających systemy rezerwacji online, takich jak hotele i biura podróży, przestrzeganie RODO to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na budowanie zaufania wśród klientów.  

Dowiedz się, jak krok po kroku powinien wyglądać proces tworzenia systemu rezerwacji online zgodnego z RODO. 

Dlaczego firmy z branży hotelarsko-turystycznej powinny tworzyć systemy rezerwacji online zgodne z RODO? 

Hotele, organizatorzy podróży i inne firmy turystyczne, które gromadzą i przetwarzają dane osobowe mieszkańców UE, są ustawowo zobowiązane do przestrzegania Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Muszą zagwarantować, że informacje są odpowiednio gromadzone i przechowywane z wykorzystaniem działających w firmie systemów rezerwacyjnych.  

Warto pamiętać, że RODO dotyczy każdej organizacji przetwarzającej dane osobowe mieszkańców UE, niezależnie od jej lokalizacji. Z tego powodu przepisy odnoszą się zarówno do lokalnych przedsiębiorstwo, jak też globalnych sieci hotelowych, linii lotniczych oraz touroperatorów.  

Poza wymogami prawa jest jeszcze kilka powodów, dla których warto zadbać o zgodność z RODO:  

• unikanie kar – RODO przewiduje wysokie kary za nieprzestrzeganie przepisów, nawet do 20 mln euro lub 4% globalnego rocznego obrotu, w zależności od tego, która wartość jest wyższa, 
• ochrona danych Klientów – hotele i touroperatorzy gromadzą dużą ilość danych osobowych, takich jak nazwiska, adresy, adresy e-mail i numery dokumentów. Dane te są wrażliwe i muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem, 
• budowanie zaufania Klientów – turyści coraz bardziej zwracają uwagę na to, w jaki sposób gromadzone i wykorzystywane są ich dane osobowe. Przestrzegając RODO, firmy z branży hotelarsko-turystycznej mogą pokazać im, że poważnie traktują aspekt prywatności i bezpieczeństwa. 

Wszystkie te aspekty są ważne, ale dla wielu firm perspektywa konsekwencji finansowych może być głównym czynnikiem zachęcającym je do przestrzegania RODO. 

Istnieją już 2 dobrze znane przykłady ogromnych kar pieniężnych nałożonych na firmy przetwarzające dane turystów z UE: 

• brytyjska linia lotnicza została ukarana grzywną w wysokości 22,4 mln GBP za przetwarzanie znacznej ilości danych osobowych bez odpowiednich zabezpieczeń, w wyniku czego hakerzy wykradli dane osobowe ponad 400 000 jej Klientów, 
• duża, międzynarodowa sieć hoteli musiała zapłacić 18,4 mln GBP kary za niewdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu zabezpieczenia danych przechowywanych w ich systemie rezerwacyjnym, czego efektem był wyciek danych osobowych ponad 339 mln Gości.  

Kluczowe zasady zgodności z RODO 

Przed przystąpieniem do budowy nowego lub dostosowania istniejącego systemu rezerwacyjnego do przepisów, warto zrozumieć jakie są kluczowe zasady zgodności z RODO. 

Od przedsiębiorców wymaga się: 

• zgodnego z prawem, uczciwego i przejrzystego przetwarzania danych osobowych, 
• ograniczania zbierania danych do niezbędnego zakresu, 
• zapewnienia prawidłowości danych  
• wdrażanie odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych. 

Ocena Twojego obecnego systemu rezerwacji online pod kątem zgodności z RODO 

Jeśli korzystasz już z systemu rezerwacji online i chcesz wiedzieć, czy jest on zgodny z RODO, powinieneś przede wszystkim dokonać dokładnego przeglądu zasad i mechanizmów gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych w Twoim systemie. 

Zidentyfikuj wszelkie potencjalne luki lub luki, które mogą zagrozić zgodności z przepisami. Ocena ta pozwoli Ci zaplanować, jakie zmiany należy wprowadzić, aby dostosować system. 

Przygotowaliśmy praktyczną listę kontrolną, która pomoże Ci w takiej ocenie. Zawiera 10 najważniejszych wytycznych, które należy wziąć pod uwagę, aby zapewnić zgodność z RODO. 

Etapy tworzenia nowego, zgodnego z RODO systemu rezerwacyjnego 

Kiedy Twoja firma potrzebuje nowego, bezpiecznego i zgodnego z przepisami oprogramowanie do rezerwacji online, warto znaleźć zaufanego partnera, takiego jak SOFTIQ, który będzie w stanie nie tylko zbudować dla Ciebie system, ale przede wszystkim pomóc z jego planowaniem i zapewnieniem pełnej zgodności z przepisami o ochronie danych. 

Jakie działania powinieneś podjąć, aby zbudować system zgodny z RODO: 

Krok 1: Zdefiniuj wymagania i zakres projektu 

• Współpracuj ściśle z software housem w celu zdefiniowania wymagań i zakresu projektu, w tym cech i funkcjonalności, jakie musi posiadać Twój system rezerwacji online. 
• Zidentyfikuj grupę docelową i rodzaje danych, które będą kol zbierane, przetwarzane i przechowywane. 
• Określ niezbędne środki prawne i techniczne, aby zapewnić zgodność z RODO, takie jak uzyskanie zgody i dostarczenie informacji o ochronie prywatności. 

Krok 2: Przeprowadź ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA) 

• Przeprowadź ocenę skutków dla ochrony danych, aby zidentyfikować i ocenić potencjalne ryzyko związane z systemem rezerwacji online, takie jak naruszenia danych, nieautoryzowany dostęp i wpływ na prawa osób, których dane dotyczą. 
• Zidentyfikuj i wdróż odpowiednie środki w celu ograniczenia tych zagrożeń, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu i plany reagowania na incydenty. 

Krok 3: Zaprojektuj system rezerwacji online 

• Współpracuj z software housem przy projektowaniu systemu rezerwacji online z uwzględnieniem wymogów RODO i wyników DPIA. 
• Upewnij się, że system został zaprojektowany z myślą o ochronie prywatności i danych, przy użyciu bezpiecznych protokołów i szyfrowania w celu ochrony wrażliwych danych. 
• Wdrażaj przyjazne dla użytkownika interfejsy, które są łatwe do zrozumienia i obsługi, oraz zapewnij jasne i przejrzyste zasady ochrony prywatności oraz informacje o sposobie wykorzystania danych. 

Krok 4: Zagwarantuj stosowanie się do zasad prywatności w fazie projektowania (privacy by design) oraz domyślnej ochrony danych (privacy by default) 

• Upewnij się, że ochrona danych jest zintegrowana z projektem systemu rezerwacji online, poprzez techniki takie jak minimalizacja danych, pseudonimizacja i anonimizacja, aby zmniejszyć ryzyko naruszenia danych i nieuprawnionego dostępu. 
• Wprowadź ustawienia domyślne, które są przyjazne dla prywatności i bezpieczne, takie jak wymaganie wyraźnej zgody na gromadzenie i przetwarzanie danych oraz zapewnienie użytkownikom kontroli nad ich danymi osobowymi. 

Krok 5: Opracuj Politykę i procedurę ochrony danych 

• Opracuj kompleksową politykę i procedurę ochrony danych, która określa, w jaki sposób system rezerwacji online będzie gromadzić, przetwarzać i przechowywać dane osobowe. 
• Zapewnij użytkownikom łatwy dostęp do zasad i procedur oraz zapewnij jasne instrukcje dotyczące korzystania z praw osób, których dane dotyczą. 

Krok 6: Przeszkol personel i użytkowników 

• Zapewnij szkolenia pracownikom i użytkownikom w zakresie wymogów RODO i systemu rezerwacji online, w tym dotyczących postępowania z danymi wrażliwymi, reagowania na żądania osób, których dane dotyczą oraz zgłaszania naruszeń danych. 

Krok 7: Monitoruj system 

• Regularnie monitoruj zabezpieczenia systemu rezerwacji online, aby mieć pewność, że jest on zgodny z RODO i skuteczny. 
• W razie potrzeby aktualizuj system i jego komponenty, aby dostosować go do zmian w technologii, przepisach dotyczących ochrony danych i potrzebach użytkowników. 

Podsumowanie 

W dzisiejszych realiach biznesowych, budowa systemu rezerwacji online zgodnego z RODO powinna być koniecznością nie tylko, aby spełnić wymogi prawne.  

Stawiając na pierwszym miejscu prywatność i ochronę danych, budujesz zaufanie i wiarygodność wśród swoich Klientów. Zgodność z RODO świadczy o Twoim zaangażowaniu w odpowiedzialne przetwarzanie danych osobowych, co może prowadzić do zwiększenia lojalności i zadowolenia Gości. Ponadto system rezerwacji online zgodny z RODO minimalizuje ryzyko naruszenia danych i potencjalnych konsekwencji finansowych oraz prawnych. 

Chcesz mieć pewność, że Twój system rezerwacji online jest zgodny z RODO i budować zaufanie wśród swoich Klientów? Skontaktuj się z naszymi ekspertami i umów się na bezpłatne spotkanie, abyśmy mogli pomóc Ci ocenić Twoje potrzeby i zaplanować odpowiednie działania. 

This post is also available in: English (Angielski)