Outsourcing w IT przynosi wiele korzyści, między innymi poprzez oszczędność czasu i redukcje kosztów oraz umożliwiając personelowi skupienie się na ważniejszych zadaniach, a tym samym zwiększając ich wydajność i produktywność.  

W efekcie systematycznie rośnie liczba przedsiębiorstw, które w całości lub części zlecają prace nad oprogramowaniem do firm zewnętrznych. Zgodnie z wynikami badania “Global outsourcing survey 2022”, przeprowadzonego przez firmę Deloitte, aż 72% ankietowanych firm zleca outsourcing swoich prac IT, a 31% planuje zwiększyć skalę outsourcingu w przyszłości. 

Po podjęciu decyzji o zleceniu prac nad oprogramowaniem na zewnątrz pojawia się jednak pytanie, jaki z oferowanych na rynku modeli outsourcingu IT będzie najlepszy dla naszej firmy. W tym artykule znajdziesz szczegółowe porównanie wad i zalet każdego z modeli.  

Jak ocenić, czy outsourcing rozwoju oprogramowania jest idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy? 

Jako Klient staniesz przede wszystkim przed poważnym problemem – oceną, czy outsourcing jest dla Twojej firmy najlepszym rozwiązaniem.  

Spośród wielu czynników, które powinieneś wziąć pod wagę w tej analizie szczególnie istotne naszym zdaniem są 4 wymienione poniżej.  

1. Koszty 

W przypadku wielu przedsiębiorstw czynnikiem decydującym o zleceniu opracowania oprogramowania na zewnątrz są wynikające z tego oszczędności. Tworzenie oprogramowania we własnym zakresie może być kosztowne, zwłaszcza jeśli trzeba zatrudnić nowych pracowników, zakupić dodatkowy sprzęt oraz oprogramowanie. Według badań Deloitte, opublikowanych w raporcie “Deloitte Global Outsourcing Survey 2022”, prawie 58% firm korzysta z outsourcingu w celu obniżenia lub kontroli kosztów. 

2. Know-how 

Równie istotnym czynnikiem, który powinieneś wziąć pod uwagę, rozważając zlecenie prac programistycznych na zewnątrz, jest brak specjalistycznej wiedzy lub doświadczenia w Twojej firmie. Jeśli nie posiadasz wykwalifikowanego i doświadczonego zespołu programistów, tworzenie wysokiej jakości oprogramowania może być wyzwaniem. Outsourcing tworzenia oprogramowania do wyspecjalizowanego software house, takiego jak SOFTIQ, może zapewnić dostęp do ekspertów, którzy mają doświadczenie w budowie złożonych rozwiązań programistycznych. 

3. Konieczność doprecyzowania wymagań 

Outsourcing może być dobrym rozwiązaniem, gdy nie masz dokładnych wymagań dotyczących oprogramowania. Wynika to z faktu, że pozwala on na współpracę z zewnętrznym zespołem doświadczonych programistów i analityków, którzy mogą pomóc w zdefiniowaniu i dopracowaniu specyfikacji systemu, w oparciu o ich wiedzę i wcześniejsze doświadczenia. Korzystając z outsourcingu konsultantów możesz lepiej przygotować niezbędną dokumentację, dzięki czemu realizacja projektu będzie przebiegać o wiele sprawniej.   

4. Presja czasu 

Kolejnym czynnikiem, który może wskazywać, że najlepszym rozwiązaniem dla Twojego projektu będzie outsourcing, jest potrzeba szybszego wprowadzenia produktu na rynek. Opracowywanie oprogramowania we własnym zakresie może zająć dużo czasu, zwłaszcza jeśli nie masz odpowiedniego zespołu lub zasobów. Outsourcing może pomóc przyspieszyć proces rozwoju systemu lub aplikacji, zapewniając dostęp do większej puli zasobów i wiedzy specjalistycznej. 

Różne modele outsourcingu stosowane w branży IT 

Jeśli dokonałeś już oceny i zdecydowałeś, że w przypadku Twojej firmy najlepszym rozwiązaniem będzie outsourcing, trzeba zastanowić się, z jakiego rodzaju usług powinieneś skorzystać, aby osiągnąć jak najlepsze efekty. 

W zależności od modelu współpracy pomiędzy firmami oraz podziału odpowiedzialności za sukces projektu, wyróżniamy trzy główne rodzaje usług outsourcingowych w branży IT 

1. Outsourcing projektowy (project-based outsourcing) 

Outsourcing projektowy ma miejsce, gdy zaangażowany przez Ciebie partner, taki jak SOFTIQ, nadzoruje i zarządza całym procesem tworzenia systemu lub aplikacji w oparciu o Twoje specyfikacje. 

Partner outsourcingowy zajmuje się całością prac projektowych i developerskich, aby dostarczyć Ci gotowy produkt, zgodnie z Twoimi wymaganiami oraz w ustalonym terminie. 

2. Dedykowany zespół (dedicated team) 

Model outsourcingu oparty o dedykowany zespół polega na tym, że software house taki jak SOFTIQ, rekrutuje i zbiera dla Ciebie cały zespół, który może zająć się realizacją różnych projektów w Twojej firmie, w zależności od potrzeb. Może to być na przykład budowa od podstaw nowego rozwiązania, modernizacja lub utrzymanie już działających systemów.  

Funkcjonalnie przypomina to posiadanie wewnętrznego zespołu, z wyjątkiem tego, że nie zatrudnia się ich bezpośrednio.  

W zależności od specyfiki zlecenia tworzymy na potrzeby Klienta dopasowany zespół, zbudowany w oparciu o wewnętrzną pulę ponad 300 ekspertów z różnych specjalizacji. 

3. Powiększanie zespołu (team augmentation / staff augmentation) 

Model team extension, znany również jako model zespołu rozszerzonego lub team augmentation, polega na zaangażowaniu dodatkowych specjalistów od zewnętrznego dostawcy w celu wzmocnienia istniejącego zespołu wewnętrznego. 

Zasadniczo jest to bardzo zbliżone do zatrudnienia nowego pracownika do swojego zespołu, z wyjątkiem tego, że dodatkowa osoba (lub osoby) jest pozyskiwana i udostępniana przez software house na potrzeby Twojej firmy.  

W tym modelu nie musisz martwić się zwykłymi kosztami pracowniczymi, takimi jak wdrożenie, szkolenie lub świadczenia. 

Powiększenie zespołu to opłacalne podejście do uzupełniania braków w umiejętnościach w zespole wewnętrznym lub do ukończenia aplikacji na czas, gdy Twój zespół nie jest w stanie temu podołać. 

Jeśli zastanawiasz się, jaki model outsourcingu sprawdzi się najlepiej w przypadku Twojego projektu, zachęcamy do kontaktu z jednym z naszych konsultantów. Podczas krótkiej rozmowy będziemy mogli dowiedzieć się przed jakimi wyzwaniami stoi Twoja firma i doradzić, jak najlepiej podejść do ich rozwiązania.  

Zalety i wady poszczególnych modeli outsoucingu IT 

Przed wyborem jednego z dostępnych modeli outsourcingu warto dokładnie przeanalizować, który z nich przyniesie Twojej firmie największe korzyści i będzie najlepiej dostosowany do obecnych potrzeb i możliwości przedsiębiorstwa.  

Poniżej przedstawiamy najczęściej wymieniane zalety i wady każdego z modeli 

1. Outsourcing projektowy 

Zalety stosowania outsoucingu projektowego 

• redukcja kosztów – to jedna z kluczowych zalet tego rozwiązania. Zgodnie z opublikowanym przez Deloitte danymi aż 70% przedsiębiorców wskazało oszczędność pieniędzy jako główny powód outsourcingu (źródło: Deloitte Global Outsourcing Survey 2022); 
• oszczędność czasu – brak konieczności prowadzenia rekrutacji oraz wdrażania nowych pracowników pozwala na wcześniejsze rozpoczęcie prac nad projektem;  
• mniejsza odpowiedzialność za realizację projektu – to partner odpowiada za zatrudnienie, zarządzanie zespołem projektowym, jakość realizowanych prac oraz terminowość; 
• większa elastyczność wewnętrznego zespołu – dzięki oddelegowaniu prac nad projektem zewnętrznemu zespołowi Twoi pracownicy mogą się skupić na innych zadaniach, związanych z bieżącym funkcjonowaniem firmy i kluczowych dla niej.  

Wady stosowania outsourcingu projektowego 

• brak wiedzy biznesowej lub branżowej – istnieje ryzyko, iż zewnętrzny zespół inżynierów nie będzie znał i tak dobrze rozumiał celów i misji Twojej firmy w taki sam sposób, jak pracownicy wewnętrzni; 
• różnice na poziomie organizacji – firma outsourcingowa prowadzi zarządzanie personelem i procesami, korzystając z wypracowanych przez siebie praktyk, w związku z czym mogą pojawić się różnice pomiędzy procesami stosowanymi w Twojej firmie a w software house;  
• potencjalne problemy z komunikacją – w przypadku zlecenia outsourcingu wykonawcy z innego kraju istnieje ryzyko wystąpienia problemów z komunikacją spowodowanych różnymi strefami czasowymi, barierami językowymi i różnicami kulturowymi; 
• konieczność przygotowania dokładnej specyfikacji projektu – w wielu przypadkach Klient ma trudność w określeniu na samym początku projektu, jakie dokładnie funkcje ma posiadać oprogramowanie i w jaki sposób działać. Mogące się pojawić na tym etapie nieporozumienia mogą prowadzić do poważnych błędów, które mogą opóźnić ukończenie projektu. 

2. Dedykowany zespół 

Zalety outsourcingu w oparciu o dedykowany zespół 

• obniżone koszty – podobnie jak w przy outsourcingu projektowym, również w przypadku dedykowanych zespołów skorzystanie z usług software house jest zwykle dużo tańsze niż rekrutacja specjalistów wewnętrznych; 
• wyłączne zaangażowanie – jedną z największych zalet dedykowanego zespołu projektowego jest zaangażowanie jedynie w Twój projekt, w przeciwieństwie do innych modeli outsourcingowych; 
• duża elastyczność – w każdej chwili skład zespołu można dostosować, mając na uwadze aktualne wymagania i potrzeby projektu, co zapewnia szybszą realizację projektu i lepsze efekty; 
• przejrzyste zarządzanie – dedykowane zespoły korzystają z narzędzi do monitorowania czasu pracy oraz zarządzania zadaniami, do którego Klient ma dostęp, dzięki czemu może na bieżąco śledzić postępy projektu i reagować, jeśli będzie to niezbędne;  
• ścisła współpraca – Klient, jego wewnętrzny zespół oraz członkowie zespołu dostarczonego przez software house ściśle ze sobą współpracują, aby osiągnąć wspólny cel i uzyskać widoczne rezultaty. Nie tylko komunikują się ze sobą na co dzień, ale także biorą udział w burzy mózgów, aby ocenić mocne i słabe strony procesu oraz poprawić przepływy pracy i długoterminowe planowanie; 
• elastyczność w zakresie wymagań projektowych – outsourcing w oparciu o dedykowany zespół jest szczególnie dobrym rozwiązaniem w sytuacji, gdy nie masz jeszcze pełnej specyfikacji wymagań i ciągle musisz wprowadzać zmiany w swoim projekcie.  

Wady outsourcingu w oparciu o dedykowany zespół 

• niska efektywność w przypadku projektów krótkoterminowych – z doświadczenia wiemy, że bardziej efektywne jest angażowanie tego typu zespołów do dużych projektów, które stale ewoluują, których wymagania są elastyczne i często się zmieniają; w przypadku mniej skomplikowanych i możliwych do opracowania w krótkim czasie rozwiązań lepiej jest wybrać inny model outsourcingu;  
• trudności z oszacowaniem budżetu projektu – jest to w pewnym sensie konsekwencja elastyczności cechującej ten model outsourcingu. Aby dokładnie określić wysokość budżetu, musiałbyś wiedzieć, jak długo potrwa projekt, ile i jakie dodatkowe zadania będą niezbędne w jego trakcie, a co za tym idzie – jakie będą konieczne zmiany kadrowe, aby sprostać wymaganiom; 
• głęboka integracja zespołu – w tym wariancie outsourcingu zewnętrzny zespół jest mocno zintegrowany z przedsiębiorstwem, dla którego świadczona jest usługa, co wiąże się z przekazaniem jego członkom szczegółów dotyczących wewnętrznych procedur, realizowanych procesów, a także informacji o celach biznesowych, które mają być osiągnięte dzięki tworzonemu oprogramowaniu; z tego powodu bardzo istotny jest wybór software house, który poważnie podchodzi do poufności danych oraz odpowiednich procedur bezpieczeństwa; 
• w przypadku niektórych projektów może pojawić się konieczność dodatkowej rekrutacji – duży software house taki jak SOFTIQ, zatrudnia specjalistów, spośród których można zbudować dedykowany zespół, dopasowany do potrzeb Twojej firmy; niekiedy jednak, w przypadku dużych i skomplikowanych projektów, konieczne będzie zatrudnienie przez software house dodatkowych pracowników, posiadających określone umiejętności – w takim przypadku rekrutacja odbywa się zwykle od podstaw, co przekłada się na czas konieczny na zdefiniowanie profilu kandydatów, rekrutację, rozmowy kwalifikacyjne i onboarding.  

3. Powiększanie zespołu 

Zalety outsourcingu z wykorzystaniem powiększenia zespołu 

• elastyczność – ten model outsourcingu daje dużą elastyczność w skalowaniu wielkości zespołów w górę lub w dół, mając na względzie aktualne wymagania i potrzeby projektu oraz nakład pracy do wykonania w danym okresie,  
• zintegrowany, dobrze współdziałający zespół – delegując tylko część pracy zewnętrznym ekspertom, ułatwiasz im integrację z Twoim wewnętrznym zespołem i lepsze zrozumienie misji i wizji Twojej firmy, 
• możliwość szybkiego rozpoczęcia prac w ramach projektu – dzięki współpracy z software housem Twoja firma jest w stanie błyskawicznie uzupełnić deficyt umiejętności i kompetencji zewnętrznymi zasobami i od razu przystąpić do realizacji projektu, pomijając proces rekrutacji, 
• niższe koszty personelu, HR oraz koszty operacyjne – Twoja firma ma dostęp do wysokiej klasy specjalistów bez konieczności płacenia etatowych pensji. Oszczędzasz również na kosztach rekrutacji, HR, wdrożenia i rotacji pracowników. 

Wady outsourcingu z wykorzystaniem powiększenia zespołu 

• brak wiedzy o firmie – niektóre projekty wymagają dogłębnej wiedzy o wcześniejszych działaniach firmy, zrealizowanych projektach lub wykorzystywanych w niej systemach, którą posiadają tylko obecni pracownicy, więc w zależności od projektu możesz być zmuszony do dodatkowego szkolenia pracowników zewnętrznych, 
• nadzór nad pracami i zarządzanie zespołami – poza bieżącym zarządzaniem zespołem wewnętrznym, każde jego rozszerzenie wymaga dodatkowych nakładów pracy związanych z kontrolą i planowaniem pracy nowych specjalistów. 

Kluczowe różnice między poszczególnymi modelami usług outsourcingowych w branży IT 

Który z modeli outsourcingu IT będzie najlepszy dla Twojego projektu 

Kiedy outsourcing projektowy jest najlepszy? 

• kiedy masz ograniczone możliwości rozwoju w firmie – ponieważ dostawca usług outsourcingowych ponosi odpowiedzialność za całość prac, podejście projektowe jest odpowiednie dla firm o ograniczonej wiedzy inżynierskiej/informatycznej. Firmy różnej wielkości mogą tworzyć unikalne oprogramowanie, zlecając rozwój wyspecjalizowanej firmie zajmującej się outsourcingiem oprogramowania, 
• proste projekty mają z góry określone potrzeby, które raczej nie ulegną zmianie – firma outsourcingowa działająca w oparciu o projekty może wykonać te zadania bez Twojego wkładu, 
• kiedy potrzebujesz produktu stworzonego szybko i sprawnie – bez ciężaru zarządzania. Outsourcing oparty na projektach sprawdza się najlepiej w przypadku klientów, którzy dokładnie wiedzą, czego chcą. Możesz z powodzeniem przekazać swój projekt do realizacji przez software house i uwolnić się od napięć związanych z zarządzaniem. 

Kiedy dedykowany zespół jest najlepszy? 

• w przypadku długoterminowych projektów, w których mogą pojawić się znaczące i nieprzewidywalne zmiany – w przypadku jednorazowego projektu technologicznego zatrudnianie zespołu wewnętrznego nie jest uzasadnione, 
• kiedy Twój zespół pracuje już nad innymi projektami deweloperskimi i nie może skupić się na jeszcze jednym projekcie, 
• gdy Twój wewnętrzny zespół nie ma niezbędnego doświadczenia i/lub wiedzy, aby ukończyć projekt, 
• kiedy nadal chcesz być decydentem i rozwijać wizję swoich produktów, ale większość czynności można wykonać bez Ciebie. 

Kiedy powiększenie zespołu jest najlepsze? 

• gdy musisz wzmocnić swój wewnętrzny zespół – w przypadku niektórych nowych projektów będziesz potrzebować aktualnej wiedzy specjalistycznej, w takim przypadku powinieneś wzmocnić swój zespół IT, 
• kiedy istnieje ryzyko niedotrzymania terminu – proces rekrutacji zajmuje dużo czasu od publikacji ogłoszenia o pracę do onboardingu nowego pracownika; model outsourcingu w oparciu o powiększenie zespołu jest szybkim sposobem na pozyskanie dodatkowych programistów, 
• gdy chcesz poznać software house i sprawdzić jakość świadczonych przez nich usług outsourcingowych – często krótkoterminowa zaangażowanie specjalistów może przerodzić się w trwałą współpracę.  

Jeśli masz jeszcze wątpliwości, jaki model outsourcingu sprawdzi się najlepiej w przypadku Twojego projektu, zachęcamy do kontaktu z jednym z naszych konsultantów, który pomoże Ci przeanalizować potrzeby i wybrać najbardziej optymalne rozwiązanie.  

This post is also available in: English (Angielski)